Propuesta de un modelo estratégico de proyectos en la empresa médica para la gestión de tiempo, costo y alcance.

Abstract

The medical company in the study is dedicated to the manufacture of catheters for different vascular diseases; these devices are inserted through a vein to eliminate the obstructions present in the bloodstream, with the aim of improving the quality of life of patients. As part of the company's operations, a product level and a level of manufacturing facilities, these are different types of projects. Nowadays, the officials of the vascular catheter medical company establish the way to manage the projects according to their needs, ignoring the uses of the norms, processes and procedures that assure them the elimination of the culmination of their way in the function of the projected time, cost and planned scope; this is as a consequence that the execution of the same is affected negatively, and consequently the branding of the company. The management of the medical company states that the management of time, cost and scope is a fundamental element in the operational development of the organization, because it has a critical impact on the financial structure and productive planning. Therefore, the establishment of a project management model is required to correct deficiencies in the aforementioned areas. The projects executed from 2015 to the present are divided into 4 categories with their respective percentages: 33% executed, 29% postponed, 21% in progress and 17% planned. Of the projects executed, 75% of the projects were completed with deviations with respect to the projected time and 63% of the projects culminated with cost overruns. Of the projects in progress, 80% have deviations from the projected time and 60% have been subject to an update in costs. Among the results obtained, in the areas of knowledge of time, scope and cost, there is an average improvement gap of 46%. In order to solve this issue, a research was developed with the purpose of evaluating the project management model used in the company; it included: a current situation analysis, a study of current project management practices and an analysis of existing gaps, giving rise to a proposal for a project management model documented through a methodological process. The proposal is to provide the staff of the medical company with a tool that serves as a guide in the areas of knowledge of time, cost and scope; this to achieve success in the projects within the organization. In addition to the proposed solution, an automated instrument was developed by become acquainted of information technologies in order to add value to the organization and facilitate the application of the proposed management model for all areas. Another advantage is that it facilitates the management through digital media of all project information through a guided process, also, allows maintaining a single repository per project. Among the main conclusions of the research is: the medical company does not have a standardized methodology, it requires improvement in the processes of knowledge areas of time, cost and scope, the most appropriate methodology for the company is the PMBOK®, the most appropriate project management model is the methodological process with included templates.

La empresa médica en estudio se dedica a la manufactura de catéteres para diferentes padecimientos vasculares, estos dispositivos se insertan a través de una vena para eliminar obstrucciones presentes en el torrente sanguíneo, con esto de busca mejorar la calidad de vida de los pacientes. Como parte de las operaciones de la empresa, a nivel de producto y a nivel de las instalaciones de manufactura, se desarrollan proyectos de diferente índole. En la actualidad los funcionarios de la empresa médica de catéteres vasculares establecen la manera de gestionar los proyectos de acuerdo con sus necesidades, haciendo caso omiso al uso de normas, procesos y procedimientos que les permitan garantizar su culminación de manera exitosa en función del tiempo proyectado, costo y alcance planificado; esto trae como consecuencia que la ejecución de estos se vea afectada negativamente, y por consiguiente la imagen de la empresa. La gerencia de la empresa médica expresa que la gestión del tiempo, costo y alcance es un elemento fundamental en el desarrollo operativo de la organización, debido a que impacta de forma crítica la estructura financiera y de planeación productiva. Por lo tanto, se requiere el establecimiento de un modelo de gestión de proyectos que permita corregir las deficiencias en las áreas anteriormente mencionadas. Los proyectos ejecutados desde el 2015 a la actualidad se dividen en 4 categorías con sus respectivos porcentuales: 33% ejecutados, 29% pospuestos, 21% en progreso y 17% planeados. De los proyectos ejecutados, el 75% de los proyectos fue finalizado con desviaciones con respecto al tiempo proyectado y el 63% de los proyectos de estos culminó con sobrecosto. De los proyectos en progreso, el 80% tiene desviaciones con respecto al tiempo proyectado y el 60% ha sido objeto de una actualización en los costos. Entre los resultados obtenidos se tiene xix que, en las áreas de conocimiento de tiempo, alcance y costo, existe una brecha de mejora promedio del 46%. Con el objetivo de solventar esta problemática, se desarrolló un estudio de investigación con la finalidad de evaluar el modelo de gestión de proyectos utilizado en la empresa; el mismo comprendió: un análisis de situación actual, un estudio de prácticas actuales de administración de proyectos y un análisis de brechas existentes, dando origen a una propuesta de un modelo de gestión de proyectos documentado a través de una guía metodológica. La propuesta tiene como objetivo proporcionar al personal de la empresa médica una herramienta que sirva de guía en las áreas de conocimiento de tiempo, costo y alcance; esto para lograr éxito en los proyectos dentro de la organización. Adicionalmente a la solución propuesta, se desarrolló un instrumento automatizado por medio de las tecnologías de información con la finalidad de aportar valor a la organización y facilitar la aplicación del modelo de gestión propuesto para todas las áreas. Otra de las ventajas es que facilita el manejo a través de medios digitales de toda la información del proyecto a través de un proceso guiado, y a su vez permite mantener un repositorio único por proyecto. Entre las principales conclusiones de la investigación se tiene: la empresa médica no cuenta con una metodología estandarizada, se requiere mejora en los procesos de las áreas de conocimiento de tiempo, costo y alcance, y finalmente la metodología más adecuada para la empresa es el PMBOK®, el modelo de gestión de proyectos más apropiado es la guía metodológica con plantillas incluidas