Estrategias para la gestión de proyectos culturales de la Municipalidad de Alajuela

Abstract

Currently, project management is considered an important skill in private and public companies. Recently, some companies in the Costa Rican government sector have started working in improving their skills in project management processes, including the Municipality of Alajuela. This investigation took place in this local government, with the objective of strengthening the management of cultural projects in the MA through a strategy that allows the proper administration of it, contributing to the achievement of the municipal strategic objectives. This entity wants to become a pioneer in this aspect and since 2013 began to lay the foundations to create a project office, however it still has some deficiencies that were detected through this qualitative research of a descriptive and exploratory type. The methodology used was based on the recommendations of authors such as Sampieri, Monje and Borda-Pérez. Visits were made to the municipal offices in order to observe the dynamics in the management of the projects, analyze the existing documentation as well as apply a questionnaire to the personnel in charge of the projects related to art and culture; the triangulation of the answers was completed afterwards. As part of the main findings resulting from the diagnosis of the current situation, it is determined in spite of the fact that the institution has a project charter, it does not draw up a plan that includes risk management, communications or human resources. The MA uses Delphos software to define the scope, create the work breakdown, and establish a schedule with the sequence, duration of the activities and the estimation of resources and the information related to the acquisitions is registered in Mer-Link. The manager of each project must define the requirements with the interested parties, however there are no documents to check the quality control and verification. It is found that there is no standard for documenting and archiving project documents, there is no template for integrated change control or a document to close the project. Nor are the lessons learned documented. Subsequently, good practices in project management were investigated based on the PMBoK® guide of PMI® and other public and private entities. Based on the information collected, the existing gap was determined and a strategy was proposed to improve the management of cultural projects developed by the Municipality of Alajuela. This strategy consists of a guide in which tools and templates are provided that comply with the PMI® suggestions regarding the five process groups and the ten areas of knowledge explained by the PMBoK®. According to the diagnosis made, it is concluded that the art and cultural projects of the MA, present greater opportunities for improvement in topics such as risks, communications, quality, human resources, record of lessons learned and documentation of the closure of projects, evidenced by the lack of records and uniformity of activities, since these currently vary according to the project and person in charge. Suggested recommendations are addressed to various areas and processes of the Municipality in order to be applied in conjunction with the activities that are currently performed as a complement to improve the management of projects in art and culture and that the local government achieves the strategic objectives and live its mission and vision.

En la actualidad la administración de proyectos se considera de gran importancia en empresas privadas y públicas. En años recientes, algunas empresas del sector gubernamental costarricense han empezado a trabajar en mejorar sus destrezas en la gestión de proyectos, incluyendo a la Municipalidad de Alajuela. El presente trabajo se desarrolló en dicho gobierno local, con el objetivo de fortalecer la gestión de proyectos culturales en la MA mediante una estrategia que permita la administración adecuada de los mismos, contribuyendo al logro de los objetivos estratégicos municipales. Este ente se ha propuesto ser pionero en este aspecto y desde el año 2013 empezó a sentar las bases para crear una oficina de proyectos, sin embargo aún cuenta con algunas deficiencias que fueron detectadas mediante esta investigación cualitativa del tipo descriptivo y exploratorio. La metodología utilizada se basó en las recomendaciones de autores como Sampieri, Monje y Borda-Pérez. Se realizaron visitas a las oficinas municipales con el fin de observar la dinámica en la gestión de los proyectos, analizar la documentación existente así como aplicar un cuestionario al personal encargado de los proyectos relacionados al arte y cultura y al finalizar se aplicó la triangulación de las respuestas. Como parte de los principales hallazgos resultantes del diagnóstico de la situación actual, se determina a pesar de que la institución cuenta con un acta de constitución, no se traza un plan que contemple la gestión de riesgos, de las comunicaciones ni de los recursos humanos. La MA utiliza el software Delphos para definir el alcance, crear el desglose de trabajo, establecer un cronograma con la secuencia, duración de las actividades y la estimación de recursos de las mismas y toda la información referente a las adquisiciones queda registrada en Mer-Link. El encargado de cada proyecto deben definir los requisitos con los interesados, sin embargo no se encuentran documentos para comprobar el control y verificación de la calidad. Se halla que no hay un estándar para la documentación y archivo de los documentos del proyecto, no existe una plantilla para el control integrado de cambios ni un documento que finiquite el proyecto. Tampoco se documentan las lecciones aprendidas. Posteriormente, se investigaron las buenas prácticas en gestión de proyectos con base en la guía PMBoK® de PMI® y de otras entidades públicas y privadas. A partir de la información recopilada se determinó la brecha existente y se planteó una estrategia para mejorar la gestión de proyectos culturales desarrollados por la Municipalidad de Alajuela. Dicha estrategia consiste en una guía en la cual se provee herramientas y plantillas que cumplen con las sugerencias de PMI® en cuanto a los cinco grupos de proceso y las diez áreas de conocimiento que explica el PMBoK®. Según el diagnóstico realizado, se concluye que los proyectos de arte y cultura de la MA, presentan mayores oportunidades de mejora en temas como riesgos, comunicaciones, calidad, recursos humanos, registro de lecciones aprendidas y documentación de los cierres de los proyectos, evidenciado por la falta de registros y uniformidad de las actividades, ya que actualmente estos varían según el proyecto y persona encargada. Se proponen recomendaciones dirigidas a diversas áreas y procesos de la Municipalidad con la finalidad de que sean aplicadas en adelante en conjunto con las actividades que se realizan actualmente como un complemento para mejorar la gestión de proyectos en arte y cultura y que el gobierno local alajuelense logre cumplir sus objetivos estratégicos y vivir su misión y visión.