Estrategia para el incremento de capacidades organizacionales para la gestión de proyectos en ICU Medical Costa Rica Ltd

Abstract

The present research is the solution to the problem of the Operational Excellence department of the ICU Medical Ltd Company, regarding the improvement in management of its projects through increase of its organizational capabilities: governance, structure, processes, people, technology, culture and knowledge organizational as well. In order to achieve this scope, different theory research in project management is carried out, concluding that an integral solution will be developed through a proposal of control and performance indicators of projects, built a department structure, design methodology of processes for management in projects that will be executed and creation of training center for the strengthening of knowledge in project management aimed to team members. The proposal begins with the generation of diagnostic of current situation of the company with respect to its organizational capacities, followed by the search for current initiatives regarding the strengthening of mentioned capacities used by proven models, the comparison generates the differences between the current practices and those studied, and thus produce a management framework that allows to reduce the identified gap and design an implementation plan. In the diagnostic phase, it was possible to identify that the company has opportunities for improvement in terms of the processes of project management: scope, cost, schedule and risk. There are a few tools that are used in the organization without being mandatory. The initiatives of good practices studied recommend generating policies that guide projects towards the fulfillment of the strategic objectives of the organization, through the generation of formal and standardized processes and tools that permeate the organization. With comparison between both scenarios, the initiatives that must be implemented to reach the ideal state. The implementation plan developed concludes that the organizational capacity strengthening projects in the Operational Excellence department lasts 5.5 months with a cost of ₡ 11 066 200. It is highly recommended that this first initiative to increase organizational capacities, be developed through a test plan submitted to continuous improvement process to make necessary adjustments and add new areas of knowledge according to departmental needs.

El presente trabajo investigativo conforma la solución a la problemática del departamento de Excelencia Operacional de la compañía ICU Medical, referente a mejorar la gestión de sus proyectos a través del incremento de sus capacidades organizacionales: gobernabilidad, estructura, procesos, personas, tecnología, cultura y conocimiento organizacional. Para lograr este alcance, se realiza la investigación de teoría en administración de proyectos concluyéndose que se desarrollará una solución integral mediante una propuesta de indicadores de control y desempeño de proyectos, reestructuración organizacional del departamento, diseño de una metodología de procesos para el manejo de proyectos, y un centro de formación para el fortalecimiento del conocimiento en administración de proyectos dirigido a los miembros del equipo. La propuesta inicia con la generación de un diagnóstico de la situación actual de la compañía respecto a sus capacidades organizacionales, seguidamente, se realiza la búsqueda de iniciativas actuales referentes al fortalecimiento de las mismas utilizadas por modelos comprobados; la comparación para generar las diferencias entre las prácticas actuales y las estudiadas, y así, producir un marco de gestión que permita disminuir la brecha identificada y diseñar un plan de implementación. En la etapa de diagnóstico se logró identificar que la compañía posee oportunidades de mejora en cuanto a los procesos de administración de proyectos: alcance, tiempo, costo y riesgos. Existen pocas herramientas que se utilizan en la organización, sin ser de carácter obligatorio. Las iniciativas de buenas prácticas estudiadas recomiendan generar políticas que orienten los proyectos hacia el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización, mediante la generación de procesos y herramientas estandarizadas formales que permeen a la organización. Mediante la comparativa entre ambos escenarios se identifican las iniciativas que deben ser implementadas para alcanzar su estado ideal. El plan de implementación desarrollado concluye que el proyecto de fortalecimiento de capacidades organizacionales tiene una duración de 5,5 meses con un costo de ₡11 066 200. Se recomienda que esta primera iniciativa de fortalecimiento de capacidades organizacionales sea desarrollada mediante un plan piloto sometido a proceso de mejora continua, para realizar los ajustes necesarios y adicionar nuevas áreas de conocimiento según las necesidades departamentales en fases posteriores.