Manual de procedimientos de la Unidad de Proveeduría del INEC

Abstract

El objetivo del presente proyecto fue diseñar un manual de procedimientos que permitiera satisfacer la carencia de mecanismos formales en la Institución, creando una herramienta que permitiera estandarizar y documentar las funciones para una mejor eficiencia y eficacia de las labores en la Unidad de Proveeduría del Instituto Nacional de Estadística y Censos Los manuales de procedimientos, son uno de los instrumentos administrativos que apoya el quehacer diario de los empleados en las diferentes laborales de las organizaciones; debido a que permite describir las funciones y la forma correcta de llevarse a cabo. El manual de procedimiento es un documento que establece un método estándar para ejecutar alguna labor; en el cual se agrupan los diferentes procedimientos necesarios, en orden lógico y en un tiempo definido; con el fin de establecer una adecuada comunicación entre los actores involucrados, que les permita desarrollar los procedimientos de forma estandarizada y oportuna. El objetivo de los procedimientos es hacer de la mejor manera la forma de llevar a cabo una actividad, tomando en cuenta los factores del tiempo, esfuerzo y dinero. La importancia de los procedimientos radica, en que permite establecer una secuencia lógica que deben seguir las actividades; de la misma forma el cómo se deben de ejecutar, quien debe de llevarlas a cabo y cuando se deben de realizar las actividades. El Instituto Nacional de Estadística y Censos no cuenta con un manual de procedimientos que indiquen y describan las labores a desempeñar por parte de los empleados, de forma sistemática, integral y ordenada, fomentando la eficiencia y eficacia del área de administración y finanzas. Además, la Unidad de Proveeduría no cuenta con el personal requerido para la realización de las funciones, produciendo una carga de trabajo en los colaboradores actuales, ocasionando que realicen labores que no corresponden a las funciones de su puesto de trabajo. Es por esta razón que en el Instituto Nacional de Estadística y Censos surge la necesidad de contar con un manual de procedimientos de calidad, que le permita satisfacer las carencias de mecanismos formales en el área citada. La organización ve la urgencia de desarrollar un Manual de Procedimientos con el fin de ahorrar esfuerzos económicos y de tiempo; buscando así la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las labores de sus colaboradores. Con el fin de brindar un servicio de calidad a sus clientes, el Instituto Nacional de Estadística y Censos pretende dar un apoyo en el entrenamiento y capacitación de los empleados, tanto para nuevos empleados como a los actuales, asegurando la compresión de su función en la organización, permitiendo determinar la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización, lo cual se busca con el desarrollo de un manual de procedimientos.