Propuesta de una metodología de gestión de proyectos OPEX para el Departamento de Mantenimiento en la Compañía Nacional de Chocolates D.C.R

Abstract

El objetivo general de esta investigación consistió en desarrollar una propuesta de una metodología de gestión de proyectos, para el fortalecimiento de los procesos en los proyectos OPEX del Departamento de Mantenimiento en la Compañía Nacional de Chocolates D.C.R. aplicando marcos de buenas prácticas para la formalización y estandarización de las actividades actuales. Primeramente se realizó un análisis de la situación actual y la deseada a 6 meses por la organización, por medio de la aplicación de un cuestionario de nivel de madurez de SUMM a los principales involucrados En la cual se determinaron grandes brechas del Departamento en la gestión de proyectos OPEX, principalmente que no se cuenta con procesos en la gestión de los proyectos. También se aplicaron revisiones documentales y juicios expertos que permitieron corroborar los resultados obtenidos en la encuesta. Una vez obtenido los resultados de la situación actual y futura se utilizó el modelo de idoneidad de la guía ágil del PMI, logrando identificar algunas características importantes como son que los equipos tienen suficiente autonomía para tomar decisiones, sus necesidades cambian constantemente durante su ejecución, los equipos de trabajo son muy pequeños, accesibilidad a los clientes y otras características mencionadas en la presente investigación. Bajo estas condiciones es posible aplicar un marco de referencia ágil, el cual cuenta con herramientas para gestionar proyectos con estos tipos de características, donde define claramente los procesos, herramientas y plantillas adecuadas para la gestión de proyectos. A pesar de existir otros marcos de referencia ágiles se seleccionó SCRUM ya que Grupo Nutresa lo estableció en el 2021 como un marco de referencia a implementar a corto plazo a nivel corporativo. El siguiente paso fue realizar una estimación de tiempos y presupuestos de su implementación, con el fin de determinar si la propuesta se adapta a las necesidades y recursos disponibles por la Organización. Finalmente se elaboró una guía de implementación de propuesta, estableciendo los procedimientos, métodos y formatos requeridos para cada una de sus fases. Se recomienda valorar la réplica de esta investigación en otras áreas o plataformas de la Organización, también es importante involucrar al Departamento de Educación y Entrenamiento en esta implementación, para aplicar las técnicas de aprendizaje ya estandarizadas por la Organización.

The general objective of this research was to develop a proposal for a project management methodology to strengthen the processes in the OPEX projects of the Maintenance Department at the Compañía Nacional de Chocolates D.C.R. applying good practice frameworks for the formalization and standardization of current activities. First, an analysis of the current situation and the one desired by the organization in 6 months was carried out, through the application of a SUMM maturity questionnaire to the main stakeholders in which large gaps in the Department in OPEX project management were determined, mainly that there are no processes in project management. Documentary reviews and expert judgments were also applied that allowed corroborating the results obtained in the survey. Once the results of the current and future situation were obtained, the suitability model of the PMI agile guide was used, managing to identify some important characteristics such as that the teams have sufficient autonomy to make decisions, their needs constantly change during their execution, the work teams are very small, accessibility to customers and other characteristics mentioned in the present investigation. Under these conditions, it is possible to apply an agile reference framework, which has tools to manage projects with these types of characteristics, to clearly define the appropriate processes, tools and templates for project management. Despite the existence of other agile reference frameworks, SCRUM was selected since Grupo Nutresa established it in 2021 as a reference framework to be implemented in the short term at the corporate level. The next step was to estimate the times and budgets for its implementation, in order to determine if the proposal is adapted to the needs and resources available in the Organization. Finally, a proposal implementation guide was prepared, establishing the procedures, methods and formats required for each of its phases. It is recommended to assess the replication of this research in other areas or platforms of the Organization, it is also important to involve the Department of Education and Training in this implementation, to apply the learning techniques already standardized by the Organization.