Propuesta de estandarización y automatización de procesos administrativos de la empresa Suum Technologies

Abstract

Esta investigación tiene como propósito el desarrollo de una mejora y estandarización de los procesos asociados al área contable, de la empresa Suum Tech, esto mediante la aplicación de distintas herramientas y buenas prácticas existentes en el mercado. El estudio utiliza una metodología de investigación aplicada, con un enfoque mixto al contar con variables tanto cualitativas como cuantitativas, realizado a través de un diseño DEXPLOS. De esta manera, se trabajan distintas herramientas como análisis de valor agregado, diagramas Ishikawa, análisis de brecha, entre otras, que buscan identificar los desperdicios existentes en el proceso actual, reduciendo los tiempos y costos de su ejecución. Con relación a los involucrados claves de este trabajo, se identifica al gerente de la empresa, en conjunto con la contadora externa. Estas personas, fueron los encargados de brindar la información requerida para este proyecto, la cual fue obtenida por medio de instrumentos tales como entrevistas, observación, registro de procesos, revisión documental, entre otros. En este sentido, concluyó que existe la necesidad en Suum Tech de poner en marcha medidas tales como integración de información, segregación de responsabilidades, definición de políticas y definición de métricas de rendimiento. Por este motivo, entre los resultados obtenidos, se identifica distintas propuestas de mejora, entre las cuales, se involucra desde la contratación de dos nuevos puestos, en las áreas de contabilidad y administración respectivamente, así como la implementación del modelo TO BE, la adquisición de herramientas que permitan integrar la información y el uso de nuevas políticas contables, como las propuestas en el presente trabajo. Se recomienda, a partir de esto, la implementación de las mejoras planteadas, la contratación de personal contable, y la actualización de los datos sobre procesos de negocio.

This research aims to develop an improvement and standardization of the processes associated with the accounting area of the company Suum Tech, by applying different tools and best practices existing in the market. The study uses an applied research methodology, with a mixed approach to having both qualitative and quantitative variables, carried out through a DEXPLOS design. In this way, different tools are worked as value added analysis, Ishikawa diagrams, gap analysis, among others, that seek to identify the waste existing in the current process, reducing the times and costs of its execution. In relation to key stakeholders of this work, the manager of the company is identified, in conjunction with the external accountant. These people were responsible for providing the information required for this project, which was obtained through instruments such as interviews, registration of processes, documentary review, among others. In this case, it is concluded that there is a need at Suum Tech to implement measures such as information integration, segregation of responsibilities, policy definition and definition of performance metrics. For this reason, among the results obtained, various proposals for improvement are identified, among which, is involved from the recruitment of two new posts, in the areas of accounting and administration respectively, as well as the implementation of the TO BE model, the acquisition of tools to integrate information and the use of new accounting policies, such as those proposed in this work. It is recommended, based on this, the implementation of the proposed improvements, the hiring of accounting staff, and the updating of data on business processes.