Propuesta para la gestión del portafolio de proyectos en la Municipalidad de San Pablo de Heredia

Abstract

La Municipalidad de San Pablo de Heredia debe ejecutar proyectos y operaciones propuestas para el cumplimiento de los Planes Anuales Operativos (PAO); sin embargo, los procesos actuales reflejan que el porcentaje de ejecución de los proyectos programados en su PAO es menor. Además, los proyectos seleccionados no demuestran que sean los que representan mayor prioridad y alineación estratégica. El presente proyecto pretendió proponer un modelo de gestión de portafolios por medio de la aplicación de buenas prácticas para el fortalecimiento de la alineación estratégica, selección y priorización de los proyectos. El proyecto de investigación estuvo compuesto por una categoría: la gestión del portafolio de proyectos, así como dos subcategorías: los procesos actuales y las buenas prácticas. Mediante técnicas como las entrevistas y encuestas se recolectó la información del coordinador de planificación y directores de los departamentos sobre los procesos actuales del portafolio; además se determinó la situación futura deseada. Mediante la revisión documental se evidenciaron los procesos internos establecidos en la gestión del portafolio y por medio de la revisión bibliográfica se construyó la propuesta en base a las buenas prácticas aplicables. Se determinó la necesidad de capacitar al personal, de realizar planes de comunicación del portafolio, así como la necesidad de implementar un procedimiento de alineación, selección y priorización del portafolio. Además, se construyeron las matrices y documentos que evidencien el proceso de gestión del portafolio de proyectos. Se construyó una propuesta que abarcó la problemática y para lograr el cumplimiento de la situación deseada; la propuesta se basó en la metodología de Bible y Bivins y la comparación por pares con ponderación de criterios. Se elaboró un cronograma y presupuesto para la implementación. Se recomienda aplicar la propuesta y evaluar futuras mejoras posteriores.

The Municipality of San Pablo de Heredia must execute proposed projects and operations to comply with the Annual Operational Plans (PAO); However, current processes reflect that the percentage of execution of the projects scheduled in its PAO is lower. Furthermore, the selected projects do not demonstrate that they represent the highest priority and strategic alignment. This project looked up to propose a portfolio management model through the application of good practices to strengthen the strategic alignment, selection, and prioritization of projects. The research project was composed of one category: project portfolio management, as well as two subcategories: current processes and good practices. Through techniques such as interviews and surveys, information was collected from the planning coordinator and department directors about the current portfolio processes; In addition, the desired future situation was determined. Through the documentary review, the internal processes established in portfolio management were evidenced and through the bibliographic review, the proposal was built based on applicable good practices. The need to train staff, to carry out portfolio communication plans, as well as the need to implement a portfolio alignment, selection and prioritization procedure was determined. In addition, matrices and documents were built that evidence the project portfolio management process. A proposal was built that covered the problem and to achieve compliance with the desired situation; The proposal was based on the Bible and Bivins methodology and pairwise comparison with criteria weighting. A schedule and budget were developed for implementation. It is recommended to apply the proposal and evaluate future subsequent improvements.