Propuesta de diseño del proceso y herramienta tecnológica para la gestión de activos de TI alineada con las mejores prácticas de la industria para la Empresa Information Evolution Costa Rica

Abstract

Este Trabajo Final de Graduación propone el diseño de un proceso y la implementación de una herramienta tecnológica para la gestión de activos de TI en la empresa Information Evolution Costa Rica, alineados con las mejores prácticas de la industria. La iniciativa surge debido al crecimiento acelerado de la organización, lo cual ha evidenciado problemas significativos en el control y manejo de los activos de TI, tales como la pérdida de información clave, la falta de mantenimiento preventivo y la escasa trazabilidad de los activos críticos. El proyecto se desarrolla en cinco fases, las cuales incluyen el análisis de la situación actual, la identificación de brechas respecto a estándares como COBIT 2019 e ITIL, el diseño del proceso de gestión de activos, la elaboración de artefactos que soporten el proceso y la construcción de un caso de negocio para justificar la adquisición de una herramienta que digitalice la gestión de los activos. Los resultados del proyecto ofrecen a la empresa una solución estandarizada para gestionar eficientemente el ciclo de vida de sus activos de TI, facilitando una mayor trazabilidad, control y optimización de recursos. Asimismo, el proceso diseñado permite reducir los costos operativos asociados a la gestión reactiva de los activos y mejorar la satisfacción del personal, al reducir la carga de trabajo relacionada con la gestión de los equipos. La propuesta también incluye un documento que justifica la implementación de una herramienta tecnológica que facilite la digitalización del proceso.

This Final Graduation Project proposes the design of a process and the implementation of a technological tool for IT asset management at Information Evolution Costa Rica, aligned with industry best practices. The initiative arises due to the organization's accelerated growth, which has revealed significant issues in IT asset control and management, such as the loss of key information, lack of preventive maintenance, and limited traceability of critical assets. The project is developed in five phases, including the analysis of the current situation, the identification of gaps regarding standards such as COBIT 2019 and ITIL, the design of the IT asset management process, the creation of supporting artifacts, and the construction of a business case to justify the acquisition of a tool that digitizes asset management. The project's results provide the company with a standardized solution to efficiently manage the life cycle of its IT assets, enabling greater traceability, control, and resource optimization. Additionally, the designed process reduces the operational costs associated with reactive asset management and improves staff satisfaction by reducing the workload related to equipment management. The proposal also includes a document that justifies the implementation of a technological tool to facilitate process digitization.