Elaboración de una solución de RPA para el proceso de creación de productos nuevos en la empresa de logística GFI Pharma Logistics

Abstract

Este proyecto busca elaborar una propuesta de solución de RPA para el proceso de creación de productos nuevos en la empresa de logística GFI Pharma Logistics. Existe en la empresa una problemática relacionada con este proceso al requerir esfuerzo y seguimiento humano para cumplir con las necesidades de información que implica ingresar los medicamentos al sistema de JD Edwards. Se utiliza la investigación aplicada con un enfoque cualitativo para obtener la información requerida, mediante un diseño de participación-acción se definieron estrategias para crear las automatizaciones e integraciones requeridas que permitieran disminuir la problemática identificada. La obtención de datos se basó en la revisión de documentos, además de la aplicación de entrevistas y encuestas que facilitan entender la situación del proceso en estudio. Se aplicó la metodología ESOAR para ordenar el proceso de automatización, se combinó la revisión de la situación actual y el desarrollo de una propuesta para cumplir con la situación deseada. El proyecto concluye que la principal causa de los atrasos en la empresa corresponde a los errores ocurridos durante la comunicación con los laboratorios, aunque el proceso se encuentra estandarizado en gran medida, no se cuenta con automatizaciones que apoyen al cumplimiento de objetivos. Utilizar ESOAR facilita la gestión de pasos utilizados para realizar automatizaciones que permiten reducir la duración total de las actividades de forma significativa. Se recomienda para realizar la implementación formal de la herramienta de RPA en Rocketbot, establecer un plan de mantenimiento y monitoreo, actualizar iterativamente los manuales para facilitar la adopción y utilizar los manuales establecidos para resolver dudas sobre el proceso automatizado. Producto de la propuesta realizada se provee a la empresa de una serie de requerimientos, recomendaciones y una propuesta de automatización utilizando la plataforma de Rocketbot. Este Proyecto de Graduación cumple con los objetivos cuatro y ocho de la agenda 2030 de Desarrollo Sostenible (ODS), específicamente en las metas 4.4 al proveer insumos asociados con el desarrollo de automatizaciones, 8.2 que corresponde al logro de niveles más elevados de productividad económica al modernizar e innovar y 8.3 al promover el desarrollo que apoye a actividades de innovación.

This project seeks to develop a proposal for an RPA solution for the product creation process in the logistics company GFI Pharma Logistics. The company has issues related to this process that requires human effort and monitoring to meet the information needs involved in entering medications into the JD Edwards system. By using applied research with a qualitative approach to obtaining the required information, through a participation-action design, strategies were defined to create the required automations and integrations that would reduce the identified problem. Data collection was based on document review, in addition to the application of interviews and surveys that facilitate understanding the situation of the process under study. The ESOAR methodology was applied to organize the automation process, combining the review of the current situation and the development of a proposal to meet the desired situation. The project concludes that the main cause of delays in the company corresponds to errors that occurred during communication with the laboratories. Although the process is largely standardized, there are no automations that support the fulfillment of objectives. Using ESOAR facilitates the management of steps used to perform automations that allow the total duration of activities to be significantly reduced. It is recommended to formally implement the RPA tool in Rocketbot, establish a maintenance and monitoring plan, iteratively update the manuals to facilitate adoption, and use the established manuals to resolve doubts about the automated process. As a result of the proposal, the company is provided with a series of requirements, recommendations, and an automation proposal using the Rocketbot platform. This graduation project also meets goals four and eight of the 2030 Sustainable Development Agenda (SDG), specifically meeting target 4.4 by providing inputs associated with the development of automation, target 8.2 which corresponds to the achievement of higher levels of economic productivity by modernizing and innovating, and target 8.3 by promoting development that supports innovation activities.