Propuesta de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) en la empresa Soluciones Integrales en Tecnología SA

Abstract

La finalidad de las organizaciones es lograr de manera exitosa sus objetivos estratégicos. Es por esto que aquellas compañías que se dedican a proyectos deben tener como requisito primordial la exitosa administración de los mismos. La empresa Soluciones Integrales en Tecnología SA se dedica a la adquisición de nuevas cuentas y clientes para ofrecer sus diversos servicios, donde cada una de estas adquisiciones representa un proyecto importante para la compañía, y de su correcta administración dependerá el éxito y fortalecimiento de la organización. Por esta razón nace la idea de plantear este proyecto, una propuesta de PMO que apoye la administración de sus proyectos, permitiéndoles alcanzar el nivel de excelencia deseado. El presente proyecto se realizó por medio de una investigación aplicada, cuya finalidad es encontrar la solución práctica a un problema. La evaluación del nivel de madurez de la empresa en administración de proyectos indicó que la empresa se encuentra en un nivel medio. Basándose en esta información, la revisión documental realizada, además de cuestionarios y entrevistas a sujetos claves dentro de la organización, se determinó la estructura de la oficina a implementar, sus funciones y características según las necesidades actuales de la compañía. Este estudio también propone las fases para la implementación de la oficina de administración de proyectos, basándose en los análisis antes mencionados y en conjunto con la Gerencia, se determinaron las actividades, los responsables y la duración de cada una de estas fases. Algunas de las principales conclusiones obtenidas durante este proyecto son: Los proyectos se dan de manera dispersa dentro de la organización ya que la metodología de AP existente no se usa de manera correcta ni por todos los involucrados en proyectos, carecen de capacitaciones adecuadas y de documentación de lecciones aprendidas. Además, según la ruta de mejores prácticas obtenida poseen más problemas en las áreas de definición de criterios de éxito para sus proyectos y en prácticas de administración de proyectos; ya que no hay una entidad vigilante de estos criterios. Pero, la compañía cuenta con la infraestructura para poseer una PMO que será capaz de vigilar que se realicen las mejores prácticas en AP, además evitará que los proyectos se sigan implementando de manera dispersa dentro de la organización. Dichas conclusiones están orientadas a los objetivos de este proyecto, tratando de dejar en claro que fueron cumplidos durante el estudio. Finalmente, las recomendaciones principales buscan fomentar la implementación de la propuesta planteada con el propósito de que la compañía aproveche los beneficios que otorga una PMO, y de que los hallazgos aquí definidos sean útiles para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.