Plan de gestión para la administración del Proyecto Sistema de Gestión e Información Estudiantil

Abstract

El Gobierno de Costa Rica, firma un préstamo con el Banco Mundial por US$ 200 millones para el mejoramiento de la educación superior, dicho préstamo le permite al TEC tener acceso a un financiamiento de US$50 millones para invertir en proyectos específicos de infraestructura, tecnología y becas que beneficien el activo más importante de la institución representado en sus estudiantes. Uno de estos proyectos específicos será ejecutado por el DAR, este departamento no cuenta con una estructura proyectizada, aunque por las características de sus funciones hay indicios de que ahí se realizan pequeños proyectos en atención a las funciones que cada área realiza. Por lo tanto es importante ofrecer al DAR un plan de gestión que permita la administración profesional del proyecto, para lo cual se utilizará la Guía del PMBoK® para su elaboración con base en el ciclo de vida, las nueve áreas de conocimiento que el PMI propone y que hoy son utilizadas mundialmente por empresas de servicios o producción. Para el desarrollo de este proyecto final de graduación se aplican dos encuestas, una dirigida a determinar la percepción de conocimiento que tienen los funcionarios del DAR en cuanto a administración de proyectos con base en las nueve áreas de conocimiento, la segundadirigida a determinar el uso de buenas prácticas en la gestión diaria de cada área del DAR. Concluida esta etapa se realiza un análisis de brecha por área de conocimiento y para determinar cuáles áreas serán parte del plan de gestión a ofrecer. Los resultados obtenidos en la aplicación de las encuestas proporcionan la percepción de los funcionarios del DAR en conocimiento de gestión de proyectos, los funcionarios perciben poseer un conocimiento bajo de 65,22 %, medio de 33,20% y alto de 1,57. En relación con el uso de buenas prácticas el 46,33 % percibe que no las utiliza y el 53,67% percibe que sí las utiliza. Determinar las capacidades y conocimientos de los funcionarios en materia de gestión de proyectos permitió conocer las fortalezas y debilidades para tomar las acciones necesarias al respecto. El análisis de brecha, proporciona la situación actual del DAR y la situación deseada en cada una de las nueve áreas de conocimiento propuestas por el PMI, de forma tal que se identifican las áreas a las que el plan de gestión debe dar mayor relevancia para la gestión profesional del proyecto. Por último, con la información recopilada se formuló el plan de gestión que servirá a la Dirección del DAR para gestionar de forma profesional el proyecto Sistema de Gestión e Información Estudiantil.