Propuesta para convertir a la Unidad Técnica de Gestión Vial de la Municipalidad de Bagaces en una Oficina de Proyectos.

Abstract

This Final Graduation Project uses Project Management discipline as an axis to transform the Technical Unit of Road Management (UTGV for its acronym in Spanish) into a Project Management Office (PMO) in order to improve planning, execution, monitoring and control, and closure of projects, and the transparency of the projects processes, increasing the effectiveness and efficiency in the use of available resources. Good practices from the Project Management Institute PMI® are used to develop the ten subsidiary plans, corresponding to the knowledge areas from the five group processes. It is composed of four deliverables: he characterization of the current situation of the Technical Unit of Road Management Office with respect to Project Management, the proposed relocation of the Project Office Technical Unit (OP-UT) in the organizational structure, making it the Project Office of the Municipality of Bagaces, the proposal of responsibilities and functions of the OP-UT and the personnel that compose it and finally the proposal of standardized methodology for the management of OP-UT projects. The benefits that the change would bring to the organization are not necessarily aligned with the interests of the staff that must implement it, which could justify the emergence of resistance behaviors. Individuals seem to resist changes that are related to their own interests. Recognizing this, the proposal for change has been developed not only with the objective of establishing a new model of project management in the Municipality of Bagaces, but it includes also key elements to increase its chances of success, seeking alignment in the perception of the interests and benefits of the personnel involved with those of the organization.

Este Proyecto Final de Graduación emplea la disciplina de Gerencia de Proyectos como eje para transformar la Unidad Técnica de Gestión Vial (UTGV) en una Oficina de Gerencia de Proyectos con el fin de mejorar la planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre de los proyectos y la transparencia de los procesos, aumentando la eficacia y eficiencia en el uso de los recursos disponibles. Se utilizan las buenas prácticas del Project Management Institute PMI® para desarrollar los diez planes subsidiarios correspondientes a las áreas de conocimiento desde los cinco grupos de procesos. El trabajo está compuesto de cuatro entregables: la caracterización de la situación actual de la UTGV con respecto a la Administración de Proyectos, la propuesta de re-ubicación de la Oficina de Proyectos Unidad Técnica (OP-UT) en la estructura organizativa, convirtiéndola en la Oficina de Proyectos de la Municipalidad de Bagaces, la propuesta de responsabilidades y funciones de la OP-UT y del personal que la compondría; y finalmente la propuesta de metodología estandarizada para la gestión de sus proyectos. Los beneficios que el cambio aportaría a la organización, no necesariamente estarían en consonancia con los intereses del personal que deberá implantarlo, razón que podría justificar la emergencia de comportamientos resistentes. Las personas como individuos parecen resistirse incluso a cambios que son afines a sus propios intereses. Reconociendo esto, se ha elaborado esta propuesta de cambio no solamente con el objetivo de establecer un nuevo modelo de gestión de proyectos en la Municipalidad de Bagaces, sino que incluye elementos claves para incrementar las posibilidades de éxito de la propuesta, procurando el alineamiento en percepción de los intereses y beneficios del personal con los de la organización.