Fortalecimiento de las prácticas en gestión de proyectos de la Municipalidad de Desamparados

Abstract

The present work portrays a proposal for the strengthening on project management practices at the local government in Desamparados. The foundations for the proposal take as an object of study the project management unit of the organization, the Project Management and Business Development Management Office. The strengthening strategy is the result of a gap analysis and a benchmarking process, which allows enriching the proposal with experiences and relevant information of good practices in similar organizations. In order to achieve the goals set for this study, a diagnosis of the situation related to project management is made at the local government studied, focusing the research on the project management unit. Subsequently, a literary investigation of resources related to the management of public administration projects is carried out, and it is enriched by the application of questionnaires to officials of the Municipal and Local Development Training Institute, as well as the Municipality of Mora. The information collected allows the creation of the profile of what would be the ideal state of a project office within a municipality. The profile explores the needs on project management within a local government, the standards that should be met by their projects, and the functions that should govern a project office within a municipality. Based on this profile, a comparative analysis is performed with the situation of the Municipality of Desamparados, as well as a gap analysis of the discoveries. The comparative analysis and the gap analysis allowed the definition of an action plan to strengthen the project management practices within the unit studied, as well as to set the foundations to start a project portfolio for the Municipality of Desamparados. This proposed action plan has its limitations, which are portrayed in the document. The added value of this research paper is not limited to the strategy designed for the Municipality, as it also provides a tool to understand the usefulness of the project management practices in municipal management.

El presente trabajo retrata una propuesta para el fortalecimiento de las prácticas en gestión de proyectos de la Municipalidad de Desamparados. La investigación base para la propuesta toma como objeto de estudio la unidad gestora de proyectos de la organización, la cual se denomina Gerencia de Gestión de Proyectos y Desarrollo de Negocios. La estrategia de fortalecimiento se genera después de un análisis de brechas y de un proceso de benchmarking, el cual permite enriquecer la propuesta con experiencias e información relevante de buenas prácticas en organizaciones similares. Para el desarrollo de este trabajo se realiza un diagnóstico de la situación de la gestión de proyectos en la Municipalidad de Desamparados, enfocando la investigación en la unidad gestora de proyectos. Posteriormente, se realiza una investigación literaria de recursos relacionados a la gestión de proyectos de la administración pública, y se enriquece con la aplicación de cuestionarios a funcionarios del Instituto de Formación y Capacitación Municipal y de Desarrollo Local, así como de la Municipalidad de Mora. La experiencia de los funcionarios de la Municipalidad de Mora enriquece el trabajo de investigación, debido a que, en dicho gobierno local, no solo cuentan con una oficina de proyectos establecida, sino que también cuenta con resultados positivos en el referente del Índice de Gestión Municipal, documento elaborado anualmente por la Contraloría General de la República sobre la gestión dentro de las municipalidades. La información recopilada permite construir el ideal de una oficina de proyectos dentro de una municipalidad. A partir del perfil de las necesidades en gestión de proyectos dentro de un gobierno local, los estándares que deberían cumplir sus proyectos, y las funciones que deberían regir una oficina de proyectos dentro de una municipalidad, se construye un análisis comparativo con la situación de la Municipalidad de Desamparados, así como un análisis de las brechas. El análisis comparativo y el análisis de brechas permitieron la definición de un plan de acción para el fortalecimiento de la gestión de proyectos de la Gerencia de Gestión de Proyectos y de Desarrollo de Negocios, así como para iniciar el proceso de creación de una cartera de proyectos para la Municipalidad de Desamparados. Esta propuesta de plan de acción tiene sus limitaciones, las cuales son retratadas al final de la misma. El valor agregado de este trabajo no se limita a la estrategia diseñada para la Municipalidad de Desamparados, sino que provee una herramienta para comprender la utilidad de la gestión de proyectos en la gestión municipal.