Software para control y facturación de horas de mantenimiento de los clientes y su integración contable

Abstract

Con el fin de mejorar el proceso contable de la empresa, se buscó una forma de llevar la facturación de una forma más ágil y rápida. Por lo que se analizó y se gestionó un sistema que generara la facturación fácilmente introduciendo algunos parámetros, para así reducir los costos que este proceso conlleva. El costo mensual de llevar el proceso de facturación manualmente es elevado en recurso humano y coste de tiempo, ya que la facturación y la introducción de estos datos tienen que hacerse en el sistema por parte del departamento contable de la empresa. Por lo que se tiene que imprimir cada una de las facturas, para que sean llevabas al cliente correspondiente y luego de su cancelación recolectarlas y documentarlas en la contabilidad de la empresa. Como punto de facilidad para la empresa se vio el proceso desde que comienza la prestación de servicios por parte de la empresa hacia el cliente; el proceso comienza con la creación de un contrato bilateral por préstamo de servicios por parte de la empresa hacia el cliente. Por lo que para la simplificación de este proceso, se creó el contrato mediante una serie de pasos mediante el sistema, agregándole a este contrato cinco de los servicios que presta la empresa y con los cuales lucra, estos servicios se le prestan al cliente dependiendo de lo que ellos decidan.3 Por otro lado, la recolección de servicios que se les brindan a los clientes de la empresa diariamente por parte de los empleados, se realizaba por medio de bitácoras diarias realizadas en documentos textuales, por lo que se hizo uso de este recurso incluyendo este servicio mediante bitácoras digitales, las cuales funcionan por periodos establecidos por la empresa. Esto facilito la recolección de información sobre los servicios brindados a los clientes y un mejor control de las horas y tareas diarias realizadas por los empleados. La confidencialidad, integridad y completitud que deben tener los datos ingresados en las cuentas por cobrar y plasmados en facturas de recibos de dinero por préstamo de servicios, hacen de la facturación digital un servicio de gran ayuda, de mucha utilidad y ahorra de tiempo hacia la empresa. Ya que los beneficios en disminución de costos, recurso humano y ahorro de tiempo son de gran utilidad para el negocio. El proyecto fue desarrollado en el lenguaje de programación Visual Basic .NET, una aplicación web bajo cinco capas de negocio definidas bajo los estándares de la empresa, con una base de datos desnormalizada creada en Sql Sever 2008. Para evitar riesgos a largo y corto plazo; tener una mejor visión de lo que se quería desarrollar se documentó mediante una especificación realizada a fondo con cada uno de los detalles del sistema, para luego realizar la implementación de un sistema planeado sólidamente con anticipación. Este proyecto se desarrolló para la empresa Innovación de Software S.A. (INNOVASOFT S.A.), se trabajó en departamento financiero contable de la empresa, por el parte del estudiante practicante Alexander Rojas Soto, bajo la supervisión de la práctica dentro de la empresa del Ingeniero Jhonatan Carvajal y por parte de la institución bajo la accesoria del profesor tutor PhD. Oscar López Villegas. 4 INNOVASOFT, S.A. es una empresa costarricense fundada en el año 2000 por el Ing. Ricardo Umaña Cervantes, presidente y gerente general de la Compañía. La gran experiencia adquirida por INNOVASOFT en 11 años dedicados única y exclusivamente de forma especializada al desarrollo de aplicaciones de administración y gestión académica, con una filosofía de integración transparente con la gestión contable, ha hecho de CLASS uno de los software académicos integrados líderes a nivel Latinoamericano. Como futuros ingenieros en computación se puede ver claramente el beneficio y las enseñanzas tanto técnicas como personales que esto nos trae. Llevar nuestros conocimientos técnicos a la práctica trae un beneficio en experiencia tanto técnica como humana que es invaluable. En beneficio mutuo empresa y estudiante podemos ver la importancia y el valor que tiene el trabajo y las horas de dedicación que invertimos en nuestra preparación.