Propuesta de modelo de gestión para las adquisiciones en el S.I.M. del C.A.I.S. de la C.C.S.S en Puriscal aplicando técnicas de Administración de Proyectos

Abstract

This document presents the proposal for a management model for acquisitions carried out by the C.A.I.S. Engineering and Maintenance Service of Puriscal based on a project management model for the standardization of the different processes that this entails. The main purpose of developing this model is to provide the Health Center with tools designed under better practices in the administration of projects to be able to guarantee the use and proper management of Public Funds, moreover, the rational use of Funds is a priority for the Costa Rican state due to the fiscal crisis that is currently taking place. In addition, it is intended to ensure the quality of Services that are acquired to guarantee the continuity, quality and quantity of medical services that are provide to the entire population allied to the health center. To achieve the above, an applied, descriptive and explanatory research was developed, through which the current state of the procurement management of the SIM was diagnosed. C.A.I.S of Puriscal, therefore the main operational gaps and improvement opportunities were found. On the other hand, it was demonstrated that the acquisitions that take place in the Health Center, have all the characteristics of a project, so they could be managed as such. The existing problem is that in the acquisitions life cycle, all process and procedures are carried out based on the experience of each clerk, and the tools provided by the C.C.S.S, same that lacks of project management tools. There is also important gap between the recommended processes in accordance with the efficient projects management, and those currently used in the C.A.I.S of Puriscal. Based on the above, a new management model proposed, it represents an important input in bias of making an efficient use and a better administration of public funds through planning, monitoring and efficiently controlling the new tools, in order to provide every insured, the best medical quality services. Finally, an implementation plan of the proposed new model was established, with its due execution schedule, including a series of phases and stages to be clearly identified, this to ensure the successful application of the new procurement management model.

Este documento presenta la propuesta de un modelo de gestión para las adquisiciones que lleva a cabo el Servicio de Ingeniería y Mantenimiento del C.A.I.S. de Puriscal basado en un modelo de gestión de proyectos para la estandarización de los diferentes procesos que esto conlleva. El propósito principal de desarrollar este modelo de gestión es dotar al Centro de Salud de herramientas diseñadas bajo las buenas prácticas en la administración de proyectos para a la hora en que se gestiona una adquisición poder hacer un uso y manejo adecuado de los fondos públicos, más aún, en la actualidad, que el uso racional de los fondos es prioritario para el estado costarricense ante la crisis fiscal que atraviesa. Además, se pretende asegurar la calidad de los bienes y servicios que se adquieren para garantizar la continuidad, calidad y cantidad de los servicios médicos que se brinda a toda la población adscrita el Centro de Salud. Para conseguir lo anterior, se desarrolló una investigación aplicada, descriptiva y explicativa, mediante la cual se diagnosticó la situación actual de la gestión de las adquisiciones en el SIM el C.A.I.S. de Puriscal y se determinaron de las principales brechas operativas y oportunidades de mejora. Se logró demostrar que las adquisiciones que se desarrollan en el Centro de Salud tienen todas las características de un proyecto, por lo que pueden ser gestionadas como tal. La problemática que existe actualmente, es que en el ciclo de vida de las adquisiciones, todas las gestiones y procesos se realizan basadas en la experiencia de cada funcionario y en herramientas definidas por la CCSS que carecen de herramientas de gestión de proyectos. También existe una brecha importante entre los procesos recomendados de acuerdo con la gestión eficiente de proyectos y los que se utilizan actualmente en el C.A.I.S. de Puriscal Partiendo de lo anterior, se propuso un modelo de gestión de las adquisiciones, que representa un importante insumo, para realizar un uso y manejo eficiente de los fondos públicos a través de la planificación, seguimiento y control que las herramientas propuestas proporcionan, en aras de brindar a todos los asegurados servicios médicos de la más alta calidad posible. xx Por último se estableció un plan de implantación, con su debido cronograma de ejecución, del nuevo modelo propuesto, con una serie de fases y etapas a seguir claramente identificadas, para asegurar la implantación exitosa del nuevo modelo de gestión de las adquisiciones.