Estrategia para el fortalecimiento de la gestión de proyectos en la Unidad Técnica de Gestión Vial de la Municipalidad de San Carlos

Abstract

Este trabajo de investigación propone una estrategia de fortalecimiento de la gestión de proyectos que son responsabilidad del Departamento de la Unidad Técnica de Gestión Vial de la Municipalidad de San Carlos. Este Departamento, objeto del estudio, desarrolla los proyectos de mayor envergadura del gobierno local y ejecuta más del 40% del presupuesto de la institución. La estrategia de mejoramiento se fundamenta en un estudio completo de la situación actual del Departamento y en un análisis de brechas respecto a un marco referencial de buenas prácticas en la gestión de proyectos, basado en las recomendaciones del PMI en su texto el PMBOK sexta edición del año 2017. En la investigación, se tomaron en cuenta todos los procesos existentes en la UTGV y, además, los factores ambientales que inciden en la gestión de administración pública que debe realizar ese Departamento, dentro de un marco legal muy específico. Como respuesta a la problemática, según las brechas identificadas, se optó por un enfoque por procesos para mejorar la situación, de esta manera, se desarrolla una metodología con formatos de estandarización de procesos y plantillas que faciliten la gestión de cada proyecto. Para llevarla a cabo, es necesaria la implementación de un programa importante de desarrollo de conocimientos y capacidades del personal municipal que se desempeña en labores de administración de proyectos. Este trabajo presenta una guía metodológica de fácil seguimiento para los gestores de proyecto del Departamento de la Unidad Técnica de Gestión Vial, pero, además de la guía, presenta un compendio de procesos considerados en las buenas prácticas, según el PMI, para que la administración general de la Municipalidad los tome en cuenta y los incorpore en la organización. Se plantea una estrategia de implementación para que la metodología de procesos no se convierta en una herramienta burocrática, sino más bien, potenciadora de las posibilidades de éxito de sus proyectos. La investigación concluye que es necesaria la estandarización de proyectos mediante la aplicación de la estrategia metodológica descrita y, también, se recomienda el seguimiento, por parte de la administración general municipal y el Departamento de Planificación Institucional, para valorar la efectividad del modelo propuesto y analizar la posible implementación de una metodología que considere todos los procesos descritos en este documento.

This investigation project proposes a strategy to improve the project administration in the Technical Unit of Road Management (UTGV for its acronym in Spanish) in the Municipality of San Carlos, this unit is responsible for the majority of projects the local government develops, also, executes the majority of the annual budget assigned to the institution. The strategy proposed is based upon a complete study of the actual state of the department in project administration processes and knowledge, with a comparative analysis between the actual processes and the good project administration practices proposed by the Project Management Institute in his book the PMBOK 6th edition 2017. The investigation considers all the existent processes in the Technical Unit of Road Management and all the environment factors in the department, considering the complicated process of public administration that the department must realize in a very strict and specific legal regulative framework. As an answer to the problems identified according to the comparative analysis, is determined that a process improvement approach is the best way to improve the actual state of art in project administration in the department, a methodology is developed with process standardization formats that ease the project administrative processes for each project, to actually implement the methodology is necessary to also consider a program to develop the knowledge and capabilities of the human resource that labors in project administration areas. This project presents an easy to follow guideline for the project running personal, applicating the methodology proposed, besides, all the processes that must be considered in the best practices according to PMI are included in the document, is important for the local government to consider incorporating all of this in the future when the Technical Unit of Road Management has the maturity required to successfully use it, instead of becoming an obstacle for project success by incorporating too much bureaucracy. As a conclusion to the investigation is determined that the application of the proposed solution is urgent due to the lack of process standardization, also, is recommended to the local government authorities and planning department to follow upon the application of the methodology to analyze the effectivity of the model, and also to analyze the possible implementation of a more complete model considering all the process described in this document.