Propuesta de modelo de gestión de proyectos en el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento del Hospital Los Chiles

Abstract

El desarrollo de proyectos en los hospitales nacionales de la Caja Costarricense del Seguro Social asegura la prestación de los servicios de salud en forma ininterrumpida, la ampliación de infraestructura, remodelaciones o modernización en áreas de equipos, o bien, responder a alguna ley o directriz de acatamiento obligatorio. En el caso del Hospital Los Chiles existen niveles de ejecución de obra. Las más complejas son realizadas por el Nivel Central de la Caja, dedicadas al desarrollo de proyectos tales como construcción e instalaciones de equipos nuevos de mediana o alta complejidad. Para los otros proyectos, como el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento no cuenta con una dependencia dedicada a gestión de proyectos, realiza subcontratación de terceros para aquellos que superan su capacidad operativa. La falta de una metodología congruente y universal ocasiona que cada proyecto sea ejecutado de forma distinta, únicamente se pretende cumplir con lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, lo que implica inicios tardíos, atrasos con respecto a los tiempos planificados, cambios en el alcance, materialización de riesgos y la no ejecución presupuestaria en el periodo definido para el proyecto, entre otros efectos negativos. Esta disertación pretende modelar la gestión de proyectos en este departamento del hospital, conforme al marco normativo y buenas prácticas para la estandarización de los procesos. Metodológicamente se trata de una investigación de tipo aplicada, con técnicas como cuestionarios, listas de verificación y revisión documental. Se entrevistó personal experimentado en la gestión de proyectos de la institución. Como parte de los hallazgos de la investigación se determina que el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento carece de una cultura en administración de proyectos, pues no cuenta con procesos, herramientas, documentos, ni procedimientos para tal fin. Con base en los resultados, se realizó un análisis de las necesidades desde la perspectiva de administración de proyectos, que permitió el desarrollo de un modelo de gestión, considerando las cinco fases definidas en el PMBOK® (inicio, planificación, implementación, control y cierre); cada una de ellas con sus respectivos procesos, incluyendo una estrategia de implementación con la finalidad de proporcionar un punto de partida para la puesta en práctica de modelo. Finalmente, se recomendó a las autoridades del hospital invertir en un programa de desarrollo de competencias en dirección de proyectos y considerar el modelo de gestión propuesto para la inclusión en sus procesos de diseño de las diferentes unidades de proyecto, el cual brinde soluciones de infraestructura y equipamiento.

The development of projects in the national hospitals of the Caja Costarricense del Seguro Social, ensures the provision of health services in an uninterrupted manner, the expansion of infrastructure, remodeling or modernization in areas of equipment or, respond to some law or guideline of mandatory compliance. In the case of Los Chiles Hospital there are levels of work execution, the most complex are carried out by the Central level of the Caja, dedicated to the development of projects such as construction and installation of new equipment of medium or high complexity. For other projects, because the Department of Engineering and Maintenance does not have a dependency dedicated to project management, it outsources third parties for those that exceed its operational capacity. The lack of a consistent and universal methodology causes each project to be executed differently, it is only intended to comply with the provisions of the Administrative Contracting Law and its Regulations, which implies late starts, delays with respect to planned times, changes in the scope, materialization of risks, non-budgetary execution in the period defined for the project, among other negative effects. This dissertation aims to model the management of projects in this department of the hospital according to the regulatory framework and good practices for the standardization of processes. As a methodology, this work used applied research, with techniques such as questionnaires, checklists and documentary review. Experienced personnel were interviewed in the project management of the institution. As part of the research findings, it is determined that the Department of Engineering and Maintenance lacks a culture in project management, as it does not have processes, tools, documents, or procedures for that purpose. Based on the results, an analysis of the needs was carried out from the perspective of project management, which allowed the development of a management model, considering the five phases defined in the PMBOK® (Start, planning, implementation, control and closure), each of them with their respective processes, including an implementation plan in order to provide a starting point for the implementation of the model. Finally, hospital authorities were recommended to invest in a program of skills development in project management and consider the proposed management model, for the inclusion in their design processes of the different project units which provides infrastructure and equipment solutions.