Procedimientos administrativos de las áreas de caja general, planillas y cuentas por pagar del Departamento Financiero Contable del Hotel Courtyard by Marriot San José : análisis y propuesta de un manual

Abstract

En la actualidad las empresas, tanto del ámbito privado como público, buscan mecanismos para contar con un sistema de administración que les permita mantener el control de las actividades que se realizan en todas sus áreas. Esto con el fin de conocer el grado en que sus tareas responden a los objetivos generales y las estrategias de la empresa. La Administración en las organizaciones tiene como objetivos definir estrategias, diagnosticar situaciones, medir los recursos, planear su integración, solucionar problemas y generar innovaciones y competitividad El Hotel Courtyard by Marriott San José pertenece a la cadena hotelera Marriott y brinda servicio de hospedaje y alimentación enfocada principalmente al mercado corporativo local. Este mercado está compuesto, en su mayoría, por empresas transnacionales cuyas áreas administrativas se han instalado en la zona oeste de la provincia de San José y con un crecimiento constante en los últimos años. Si bien los procedimientos de operación y servicio son estándares, la Compañía Marriott busca adoptar, a nivel administrativo, prácticas y políticas propias de cada uno de los países donde administra hoteles, con el fin de desarrollar procedimientos afines a la legislación y a las características del recurso humano. Con base en lo anterior, el Hotel Courtyard by Marriott San José se ha propuesto actualizar y formalizar sus procedimientos mediante Manuales de Procedimientos para las áreas administrativas del Hotel. Por lo anterior, en el departamento Financiero- contable del Hotel Courtyard by Marriott San José existe la necesidad de elaborar un manual de procedimientos que cumpla con los objetivos de estandarizar las actividades, y que, a su vez, pueda utilizarse para la capacitación del personal actual y futuro. En dicho Departamento se ha determinado como prioridad un manual en aquellas áreas relacionadas directamente con los egresos de efectivo. Por lo tanto, el presente estudio consiste en un análisis de los procedimientos que actualmente se realizan en las Áreas de Caja General, Planillas y Cuentas por Pagar del Departamento Financiero-Contable del Hotel Courtyard by Marriott San José. Con base en estos resultados se propone un Manual de Procedimientos. El Manual de Procedimientos Administrativos que se propone en este estudio se espera que sea utilizado como una guía para la realización de las actividades de manera estandarizada y como herramienta de capacitación del personal actual y de nuevo ingreso del Departamento, así como para otros hoteles similares que operarán en el futuro en Costa Rica. Esto debido a que se pretende simplificar los métodos de trabajo, eliminar las operaciones y papelería innecesarias.