Manual de procedimientos administrativos y de operación para la empresa ADAGSAVH S.A. en San José, Costa Rica

Abstract

Manual de procedimientos administrativos y de operación para la empresa ADAGSAVH S.A. en San José, Costa Rica ADAGSAVH S.A., es una empresa que se dedica a la prestación del servicio de recolección de basura, la cual se encuentra en pleno crecimiento, y por lo consiguiente se demanda bases muy fuertes en los aspectos organizativos; Requiere también del uso de instrumentos administrativos que faciliten el cumplimiento de las funciones y ayuden a alcanzar los objetivos organizacionales planteados por esta empresa. La compañía actualmente no cuenta con ningún manual administrativo que coordine las actividades a seguir para cada una de sus áreas o procedimientos. El análisis de los procedimientos que componen ADAGSAVH S.A. permite presentar la Propuesta del Manual de Procedimientos que se expone en la presente investigación. Este da a conocer a los colaboradores cómo llevar a cabo cada procedimiento, así como las políticas, formularios y sistemas de información a utilizar En el año 1998 en un viaje de trabajo por los Estados Unidos de Norteamérica y observando camiones recolectores Don Adrián Vega Jiménez le propuso una idea “curiosa” a Don Agustín Herrera Porras: dedicarse a la actividad de recolección de basura y renunciar a sus trabajos de mecánico y administrador, respectivamente en Comtrasuli, compañía que brinda los servicios de transporte público entre Puriscal y San José. Después de madurar la idea profundamente, no es hasta el mes de noviembre del año 2005, que toman la decisión de asociarse y formar una nueva compañía, “ADAGSAVH S.A.” que significa Adrián Agustín Sociedad Anónima. En junio del 2006 que se compraron los primeros dos camiones recolectores de origen norteamericano y empezaron a ofrecer los servicios a las comunidades, teniendo como clientes metas a las municipalidades de la región oeste del valle central del país, en ese momento. Actualmente, la compañía cuenta con una flotilla de 8 camiones cuya característica principal es su sistema hidráulico de compactación altamente eficiente, además de ser de una única marca que destaca por su calidad, potencia y durabilidad. En el taller mecánico, trabajan cuatro personas y dos personas en puestos administrativos. ADAGSAVH S.A. es una empresa pequeña que tiene como propósito brindar un servicio eficiente y eficaz a sus clientes directos (Municipalidades, Compañías) e indirectos (población en general, comunidades), haciendo el trabajo de recolección de basura, por medio de un equipo de trabajo capacitado. Debido a su poco tiempo en el mercado, actualmente la compañía ADAGSAVH S.A. carece de un Manual de Procedimientos que sistematice el correcto seguimiento de las actividades que se desarrollan y defina quiénes son los responsables de cumplir el procedimiento. Al no contar con este instrumento, se pretende confeccionar una propuesta de un manual de procedimientos para los principales procesos de la empresa. Un Manual de Procedimientos es un documento que presenta técnicas específicas de los pasos que se deben seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o cualquier otro grupo; este a su vez describe también las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una o más unidades administrativas y toma en cuenta otros puestos que intervienen determinando su responsabilidad y participación. La estructuración de un Manual de Procedimientos para la empresa ADAGSAVH S.A., permitirá conocer su funcionamiento interno ya que el mismo establece la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y los puestos responsables de su ejecución, además de colaborar en el análisis o revisión de nuevos sistemas que se quieran adaptar a cada procedimiento o mejora los existentes. A su vez, ayuda en la inducción del puesto y capacitación del nuevo personal al describir en forma detallada las actividades de cada puesto. Al implementarse de forma correcta el Manual del Procedimientos se pretende efectuar tareas que simplifiquen el trabajo, disminuyan tiempos de operación y deleguen autoridad en ciertos participantes. En el presente estudio se hace un análisis de los procedimientos administrativos de contratación de servicios, elaboración de tarifas y otros básicos, para elaborar una propuesta de un Manual de Procedimientos.