Propuesta de fortalecimiento de la Oficina de Proyectos en ICAFE

Abstract

Proyectos importantes para ICAFE han sufrido desviaciones no deseadas contra la planificación, lo cual ha afectado negativamente los resultados obtenidos. El ICAFE cuenta con una Oficina de Dirección de Proyectos (ODP) y desea aumentar su enfoque en proyectos, lo cual presenta una oportunidad para fortalecer dicha oficina mediante buenas prácticas para mejorar los resultados. Se establece como objetivo general del presente trabajo el desarrollo de una propuesta para el fortalecimiento de la ODP del ICAFE a través de la utilización de buenas prácticas de operación de una ODP para mejorar su desempeño. Se realiza revisión de literatura y entrevistas a directores de ODP de otras organizaciones para determinar buenas prácticas aplicables al ICAFE para obtener la situación deseada, la cual es contrastada contra la situación actual de la organización para realizar un análisis de brechas. Se aplica el cuestionario de nivel uno del Modelo de Madurez de Gestión de Proyectos de Harold Kerzner al personal involucrado en la gestión de proyectos, el cual muestra que la organización no domina el Lenguaje Común en proyectos. Se evalúan brechas en gobernanza, recursos, metodología y capacitación para generar la propuesta de fortalecimiento. Se propone cambiar la ubicación dentro de la estructura organizacional de la ODP e institucionalizar su rol y facultad de control y un Manual de ODP que incluye misión, objetivos, funciones, roles, perfiles y responsabilidades. Se crea una metodología para la gestión de proyectos, para permitir el control de parte de la ODP, y para procesos para la ODP misma. Se propone una estrategia de capacitación y sensibilización para los miembros de la oficina, directores y otros actores relevantes. Se concluye que una ODP fuerte y empoderada puede mejorar la gestión de los proyectos de ICAFE y se recomienda continuar un proceso de mejora continua en proyectos.

Important projects for ICAFE have suffered unwanted deviations against planning, which has negatively affected the results obtained. ICAFE has a Project Management Office (PMO) and wants to increase its focus on projects, which presents an opportunity to strengthen this office through good practices to improve results. The general objective of this work is the development of a proposal for the strengthening of ICAFE’s PMO using good operating practices of a PMO to improve its performance. A literature review and interviews are carried out with PMO directors of other organizations to determine good practices applicable to ICAFE to obtain the desired situation, which is contrasted against the current situation of the organization to perform a gap analysis. The level one questionnaire of the Harold Kerzner Project Management Maturity Model is applied to the personnel involved in project management, which shows that the organization does not master the Common Language in projects. Gaps in governance, resources, methodology and training are evaluated to generate the strengthening proposal. It is proposed to change the location within the organizational structure of the PMO and institutionalize its role and power of control and an PMO Manual that includes mission, objectives, functions, roles, profiles, and responsibilities. A project management methodology is created, to allow project control by the PMO, and for processes for the PMO itself. A training and awareness strategy is proposed for office members, directors, and other relevant stakeholders. It is concluded that a strong and empowered PMO can improve the management of ICAFE projects, and it is recommended to continue a process of continuous improvement in projects.