Marco para el fortalecimiento de las capacidades organizacionales para la gestión de proyectos en la Municipalidad de Montes de Oro de Puntarenas

Abstract

Las municipalidades en Costa Rica están obligadas, por ley y por su naturaleza misma, a generar el máximo valor público (beneficio) posible para sus comunidades, a través de los servicios que brindan (operación diaria) y los proyectos que gestionan. Es por ello que la gestión de proyectos tiene una trascendencia especial para ellas. El fortalecimiento de las capacidades organizacionales para la administración de proyectos, permite apoyar la transformación de los gobiernos locales de organizaciones con un modelo funcional hacia organizaciones que apoyan su gestión municipal en la formulación y ejecución de proyectos, para la consecución de sus metas estratégicas de manera más eficaz y eficiente, y para ser capaces, además, de brindar el máximo valor público a sus comunidades, bajo condiciones ambientales que cambian a un paso acelerado. La Alcaldía Municipal y el Concejo Municipal de Montes de Oro reconocen que la gestión de proyectos es una herramienta eficaz para la consecución de las metas organizacionales y comunales, y tienen la voluntad política para impulsar y aprobar acciones para fortalecer las capacidades organizacionales para la gestión de proyectos en la Municipalidad. En virtud de lo anterior, la presente investigación busca proponer un marco para el fortalecimiento de las capacidades organizacionales para la gestión de proyectos de este gobierno local, tanto para el mejoramiento de su gestión municipal, como de los resultados que obtiene la comunidad oromontana de los proyectos que realizan. Estas capacidades en estudio son gobernabilidad, talento humano, conocimiento organizacional, cultura organizacional, y gestión de proyectos municipales. La investigación se desarrolla en cinco etapas que responden a los objetivos específicos respectivos. La etapa de diagnóstico logró evidenciar que si bien el nivel general de desarrollo de estas capacidades es actualmente bajo en la Municipalidad, el mismo se encuentra justamente en el límite para ascender a un nivel de desarrollo medio. Por tanto, resulta muy conveniente poder implementar con prontitud otras buenas prácticas, para así seguir aumentando paulatinamente el nivel de desarrollo de dichas capacidades en la organización. Aunado a las prácticas en capacidades organizacionales para la gestión de proyectos implementadas en la actualidad por esta Municipalidad, en la etapa de análisis de brechas se lograron identificar otras buenas prácticas tanto en la literatura consultada como en otras municipalidades del país, que pueden ser implementadas por el gobierno local de Montes de Oro. Como resultado del diagnóstico y el análisis de brechas efectuados, se plantean cuatro propuestas concretas para abordar de manera integral el fortalecimiento de las capacidades organizacionales en estudio. A saber: 1) implementación de indicadores de desempeño de los proyectos municipales; 2) establecimiento de un Departamento de Gestión de Proyectos; 3) definición de procesos para la gestión de proyectos autofinanciados; y 4) desarrollo de capacitación interna en gestión de proyectos para personal y autoridades municipales. El cronograma propuesto para el proyecto de implementación del marco de fortalecimiento de estas capacidades tiene una duración aproximada de cinco meses de trabajo. El presupuesto propuesto para dicho proyecto es de aproximadamente ₡11.3 millones de colones, al amparo de los supuestos planteados para su definición.

Municipalities in Costa Rica are required, by law and by their own nature, to generate the maximum possible public value (benefit) for their communities, through the services they provide (daily operation) and the projects they manage. Therefore, project management has a special relevance for them. The strengthening of organizational capacities for project management supports the transformation of local governments from organizations with a functional model to organizations that support their municipal management in the project formulation and implementation, to achieve their strategic goals more effectively and efficiently, and to be able to provide maximum public value to their communities, under rapidly changing environmental conditions. The Mayor's Office and the Municipal Council of Montes de Oro recognize that project management is an effective tool for achieving organizational and community goals and have the political will to promote and approve actions to strengthen organizational capacities for project management in this Municipality. On that basis, this research seeks to propose a framework to strengthen the organizational capacities for project management of this local government, both for the improvement of its municipal management, as well as the results obtained by the Montes de Oro community from the projects it carries out. These capacities under study are governance, human talent, organizational knowledge, organizational culture, and municipal project management. The research is developed in five stages that respond to their respective specific objectives. The diagnostic stage made it clear that although the general level of development of these capabilities is currently low in this Municipality, it is just at the limit of moving up to a medium level of development. Therefore, it is very convenient to be able to promptly implement other good practices to gradually increase the level of development of these capabilities in the organization. In addition to the current practices in organizational capacities for project management implemented by the Municipality of Montes de Oro, during the gap analysis stage, other good practices were identified in the literature consulted and other Costa Rican municipalities, which can be implemented by the local government of Montes de Oro. As a result of the diagnosis and the gap analysis, four concrete proposals are proposed to comprehensively address the strengthening of the organizational capacities under study. These are: 1) implementation of KPIs for municipal projects; 2) establishment of a Project Management Department; 3) definition of processes for the management of self-financed projects; and 4) development of an internal project management training plan for municipal staff and authorities. The proposed project schedule to implement the capacity building framework has an approximate duration of five work months. The proposed project budget is approximately ₡11.3 million Costa Rican colones, based on the assumptions made for its definition.