Propuesta metodológica para la gestión de los proyectos de la empresa PIASA

Abstract

PIASA Consultores es una empresa regional dedicada a la consultoría en ingeniería y arquitectura con más de 50 años en el mercado, fundada en enero de 1971 en San José, Costa Rica, que continúa trabajando de manera ininterrumpida en proyectos en Centroamérica. En el presente proyecto se desarrolla una propuesta metodológica para la gestión de los proyectos de ingeniería y arquitectura que propaga la empresa PIASA, tomando en cuentas las buenas prácticas aplicables en el ámbito de la administración de proyectos y la estandarización de los procesos llevados a cabo durante el ciclo de vida de los proyectos. Esta propuesta busca solventar las deficiencias presentadas por PIASA a la hora de gestionar los proyectos, las cuales, se traducen en reprocesos que generan atrasos en los proyectos y disminución de la utilidad proyectada por la organización; además de descontento de clientes y pérdida de imagen como empresa líder en el ámbito de la Ingeniería y Arquitectura. Con el objetivo de detectar las causas que originan la problemática, se efectúa mediante técnicas de resumen, procesamiento y análisis de información, un diagnóstico de la situación actual en la organización respecto a la gestión de proyectos, para identificar las oportunidades de mejora en esta materia. Finalmente, por medio del análisis se concluye que los proyectos en PIASA no tienen una fase única definida, además de que los criterios de éxito de los mismos están basados en el cumplimiento del plazo, costo, calidad y alcance previamente definidos. Al mismo tiempo demuestra que la organización no presenta una gestión estandarizada para áreas específicas como lo son la integración, el alcance, cronograma, los costos, recursos y riesgos. En cuanto a los procesos actuales de gestión se comprueba que no están claramente definidos, sino que se refieren a métodos comunes, que no se apegan o consideran buenas prácticas de gestión ni estandarización. De igual manera, este análisis permite definir las características de los proyectos en PIASA, por medio de las cuales se establece que el ciclo de vida de es de tipo predictivo, por lo que se establece como marco de referencia el PMBok ® del PMI. La propuesta de gestión planteada brinda a la organización las herramientas y técnicas aplicables a la estimación de tiempos, recursos y costos, además, colabora en facilitar la identificación y respaldo del alcance y requisitos del proyecto; permite por medio del monitoreo y control, dar un mejor seguimiento del trabajo para la atención de desviaciones, y brinda un espacio para la identificación y definición de la atención a los riesgos; cada una de estas mejoras con miras a disminuir los efectos negativos que evidencian la problemática detectada, asociada está a reprocesos que generan atrasos y sobrecostos en los proyectos que se traducen en una reducción de la utilidad proyectada. Los conocimientos propuestos a gestionar dentro del marco metodológico propuesto, son complementados con el uso de herramientas tipo plantillas y de software como el Microsoft Project y Excel que brindad una mayor facilidad en la planificación, ejecución, control, monitoreo y cierre de los proyectos. La propuesta de implementación está conformada por tres etapas, las cuales corresponden a, la implementación, la creación del cronograma y finalmente la de estimación del presupuesto.

PIASA Consultants is a regional enterprise which is devoted to the Architecture and Engineering consultancy with more than fifty years on the market. It was founded in January 1971, in San José Costa Rica. Since then, it continues working uninterrupted in different projects in Central America. In this project, a methodological proposal is developed for the management of engineering and architecture projects implemented by PIASA company; this project at the same time, considers the applicable knowledge to the field of project managements and the standardization of processes carried out during the lifecycle of the projects. The proposal intends to solve the deficiencies presented by PIASA, at the same moment, of managing plans, which may result in double working processes that generate delays in the plans and decrease the utility projected by the organization, too. This problem also creates client’s dissatisfaction and loss of image as a leader company in the Engineering and Architecture field. With the purpose of detecting the causes that originate the problem, a diagnosis of the current situation in the organization related to the project management is developed by means of data collection techniques, information processing and analysis, and a diagnosis of the current situation in the organization related to the project management; all this, to identify opportunities to improve into this matter. This diagnosis, as it was mentioned at the beginning, is carried out hand in hand with the identification of the good practices applicable to the project management, which considers the current practices and the methodological frameworks in the field for the establishment of a framework that would serve as a reference to present the plan. The previously described tasks, allow defining the characteristics of the organization’s management and projects; among these main characteristics a predictable management deficiency lifecycle is defined; for instance, lack in the identification of requirements, few formal management practices in scope, schedules, costs, risks, and finally, a lack of standardization in the developing processes during the lifecycle of the projects. Based on the above information, a proposal is presented, for the improvement of the processes related to plans management of the organization. For each previously mentioned process described in detail, tools and templates are created, with the purpose of standardizing the practices into the organization. As a final phase, the plan is developed to execute the proposal, where the deadline, the cost, and the responsibilities for the corresponding implementation activities are assigned.