Propuesta de prácticas de gestión ágil en la metodología actual de gestión de proyectos del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados

Abstract

La Subgerencia de Ambiente, Investigación, y Desarrollo (SAID) del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (ICAA) tiene entre sus funciones principales el desarrollo de la fase de preinversión para los proyectos que la institución va a ejecutar. Sin embargo, para el mes de agosto del año 2022 un 73,33% de los proyectos que se encontraban en la fase de preinversión presentaban atrasos en cronograma y una de sus principales causas estaba en que los métodos de trabajo de gestión no se ajustan a las características de este tipo de proyectos. Por esta razón se planteó realizar una propuesta de prácticas de gestión para que la metodología actual de gestión interna del ICAA se fortalezca mediante el desarrollo de técnicas y herramientas que permitan la disminución en los tiempos de entrega de la fase de preinversión. Se aplicaron técnicas de recolección de información cómo entrevistas y grupos focales a los funcionarios de SAID que intervienen en esta fase, así como revisiones de documentación tanto interna como externa. Entre los principales resultados obtenidos fueron que el enfoque de desarrollo de los proyectos tiende a ser ágil o híbrido, la institución ha buscado gestionar la fase de inversión desde que inicia la preinversión, fase en la que no se tiene un alcance definido hasta que finalice y que se utiliza un rol de Líder de Proyecto que debe hacer las funciones del Director de Proyectos y cumplir con las funciones de formular los proyectos de la fase de preinversión, o sea, ser el equipo de trabajo. Este proyecto propone como solución un conjunto de buenas prácticas de gestión basadas en marcos de referencia como Scrum, PMBOK séptima edición, PM4R Agile, así como requerimientos propios de SAID. Adicionalmente, se propone u cambio la estructura del equipo de trabajo, incluyendo un equipo multidisciplinario bajo la responsabilidad del Líder de Proyecto. La implementación de esta solución se planteó en seis fases y tiene un costo mensual de ₡4.351.729,29 derivado de los profesionales requeridos para integrar el equipo multidisciplinario y un costo variable de ₡250.000,00 por persona para capacitaciones. Cómo recomendaciones, el ICAA debe comenzar a priorizar los proyectos a nivel institucional, buscar un cambio en su estructura organizacional para gestionar los proyectos sin sobrecargar funciones y fortalecer los conocimientos de prácticas ágiles de los funcionarios.

The Environment, Research and Development Sub-Management (SAID) of the Costa Rican Institute of Aqueducts and Sewers (ICAA) has among its main functions the development of the pre-investment phase of projects that the institution is going to execute. However, during august 2022 the 73.33% of the projects in pre-investment phase had schedule delays and one of their main causes was that the management work methods did not adjust to the characteristics of this type of projects. For this reason, it was proposed to make a proposal for management practices to strengthen the current internal management methodology of the ICAA through the development of techniques and tools that allow the reduction of delivery times in the pre-investment phase. Were applied data collection techniques like interviews and focus groups to SAID employers that intervene in this phase. Also were applied internal and external reviews of documentation. The main results were that the projects development approach in pre investment phase is agile or hybrid. The institution has wanted to manage the investment phase from the beginning of the pre investment phase without have a scope. Also, uses a project leader role and that role has a Project Manager Function and development function of formulate the projects in pre investment phase. This Project propose as solution a good management practices based on reference frame Scrum, PMBOK seventh edition, PM4R Agile and SAID requirements. Also, the propose change the teamwork structure, including a multidiscipline team under the responsibility of the project leader. The implementation of this solution is proposed in six phases and have a monthly cost of ₡4.351.729,29 related from the professional team required to integrate the multidiscipline team and ₡250.000,00 per person for trainning. As recommendations, ICAA should start to prioritizing the projects to an institutional level, look for a change of their organizational structure to manage the projects without overloading functions and strengthen the knowledge of agile practices among employees.