Propuesta de un plan de gestión para el Proyecto de Diversificación de Cartera de Clientes para el Departamento Comercial de la compañía Alimentos Fresh

Abstract

La empresa conocida como Alimentos Fresh es la organización en la cual se realizó el proyecto final de graduación llamado “Propuesta de un plan de gestión para Proyecto de Diversificación de Cartera de Clientes para el Departamento Comercial de la compañía de Alimentos Fresh”. Esta compañía, tiene un proyecto de diversificar su cartera de clientes, el cual no ha podido desarrollar con éxito años atrás, debido a una falta de conocimiento acerca de cómo gestionar dicho proyecto por parte del personal involucrado, ya que en otras ocasiones los responsables de ejecutar este proyecto no lo han realizado bajo una estructura formal de gestión, permitiendo a factores que promueven el fracaso como la falta de organización, seguimiento, control y desarrollo del proyecto, perjudicando a la organización, ya que actualmente continúan manteniendo una alta dependencia sobre un único cliente, sin oportunidad de ampliar su cartera y fortalecer su rentabilidad. Por esa razón, se planteó el presente proyecto que tiene como objetivo general proponer el plan de gestión como producto del Proyecto de Diversificación de Cartera de Clientes por medio de una estructura definida fundamentada en buenas prácticas que incremente la probabilidad de éxito del proyecto del Departamento Comercial. Para llevar a cabo este proyecto se plantea un método de trabajo cualitativo con categorías de investigación como la gestión de proyecto, de las cuales nacen las subcategorías como proyectos, marcos de buenas prácticas de gestión de proyectos y recurso humano, con el fin de obtener los elementos necesarios para la construcción y desarrollo de este plan de gestión, incluyendo la aplicación de técnicas como entrevistas, análisis de documentación y aplicación de cuestionarios. Una vez concluido este análisis, se evidencia como resultado obtenido que la empresa realmente carecía de competencias y conocimientos para gestionar los proyectos. A partir de esto se determina que de acuerdo con las características que posee este proyecto, su ciclo de vida es mayormente predictivo con un enfoque adaptativo en tres de sus etapas. Por ende, se utilizó el PMBoK como marco de trabajo de referencia para el desarrollo de proyecto, el cual permitió organizar el proyecto de una manera secuencial, incluyendo en algunas etapas elementos del campo iterativo que permitirá ejecutar de forma ordenada y en tiempo controlado la ejecución y captación de clientes propuestos y el desarrollo de proyectos por comercializar. Finalmente, el resultado de este proyecto es un plan de gestión que incluye una estructura de gobernanza y roles de trabajo, más de diez procesos para el inicio, la planificación, ejecución, control y monitoreo y cierre del proyecto, aunado a las plantillas de trabajo que permitirán al equipo controlar el desarrollo de este. En conclusión, de acuerdo con el plan de gestión desarrollado se determinó que el proyecto es de gran valor para la compañía, ya que incluye elementos que permiten organizar y estructurar el trabajo como el desarrollo de procesos de planificación, ejecución y control y monitoreo, generando un resultado exitoso. Por último, es necesario que la compañía inicie un proceso de capacitación que permita introducir al personal en el mundo de la gestión de proyectos, con el fin de aumentar el conocimiento y crear una cultura evidentemente necesaria para la compañía.

The company known as Alimentos Fresh is the organization in which the final graduation project titled "Proposal of a management plan for the customer portfolio diversification project for the commercial department of the Alimentos Fresh company" will be carried out. As indicated, this company has a project to diversify its customer portfolio, which has not been successfully developed in previous years, due to a lack of knowledge about how to manage this project by the staff. In past attempts, those responsible for executing this project did not follow a formal management structure, allowing factors that promote failure such as lack of organization, follow-up, control, and development of the project, harming the organization since they continue to maintain high dependence on a single client, without the opportunity to expand their portfolio and strengthen their profitability. Therefore, the current project is proposed with the general objective of planning the management of the customer portfolio diversification project through a defined structure based on good practices that allow optimal and effective management of the commercial department's project. To carry out this project, a qualitative work method is proposed with research categories such as project management, from which subcategories such as projects, frameworks of good project management practices, and human resources emerge to obtain the necessary elements for the construction and development of this management plan, including the application of techniques such as interviews, documentation analysis, and questionnaire application. Once this analysis is concluded, it is evident that the company lacked the competencies and knowledge to manage the projects. From this, it was determined that according to the characteristics of this project, its life cycle is mostly predictive with an adaptive approach in three stages. For this reason, the PMBOK is used as a reference work framework for project development, which will allow organizing the project in a sequential manner, including in some stages elements of the iterative field that will allow orderly and time-controlled execution and capturing of proposed clients and the development of projects to be marketed. Finally, the result of this project is a management plan that includes a governance structure and work roles, more than ten processes for the initiation, planning, execution, control, monitoring, and closing of the project, in addition to work templates that will allow the team to control the development of this. In conclusion, according to the developed management plan, it was determined that this is of great value to the company as it includes elements that allow organizing and structuring work such as the development of planning, execution, and control and monitoring processes, generating a successful outcome. Lastly, it is necessary for the company to initiate a training process that allows introducing the staff to the world of project management, to increase knowledge and create a culture that is evidently necessary for the company.