Diseño de una herramienta de presupuestación de costos de materiales para la Constructora Sáenz

Abstract

El principal propósito de este proyecto es diseñar una herramienta que permita calcular cantidades de materiales, además de sumar costos de mano de obra y otros gastos de forma global, de manera ágil y eficiente para aumentar la eficiencia en el proceso de presupuestación en la empresa. Para ello, se utiliza el programa de cálculo MS Excel, en el que se desarrollan los cálculos necesarios y se emplea como base de datos para los precios unitarios de materiales según el mercado actual en Costa Rica. Este sistema se desarrolló por interés de la empresa con el fin de solucionar problemas frecuentes en el proceso de presupuestación, tales como la necesidad de estimaciones rápidas que, de no hacerse por falta de tiempo, conllevan a la pérdida de clientes u oportunidades de negocio. La herramienta desarrollada busca resultados rápidos, eficientes y precisos. Para verificar su efectividad, se compararon los resultados obtenidos con actividades propios de un proyecto realizado por la empresa, evaluando los métodos actualmente utilizados y comparándolo con el método propuesto. Los resultados demostraron una mejora en la precisión y rapidez de las estimaciones, logrando así cumplir con los objetivos específicos planteados. Para el desarrollo de la herramienta se identificaron las necesidades específicas de la empresa mediante entrevistas y observaciones, lo que permitió una comprensión detallada del proceso actual. Se estudiaron teorías y prácticas recomendadas por expertos en el campo, integrándolas en la herramienta para asegurar la adopción de métodos efectivos y probados. Se desarrolló una herramienta en MS Excel con funciones automatizadas, es decir, ya programadas, que agilizan el cálculo de costos y utilizando datos actualizados y estandarizados. Se realizó una validación mediante la aplicación en un proyecto piloto, comprobando su efectividad y precisión comparada con los métodos tradicionales. Esta herramienta no solo mejora la precisión y rapidez en la elaboración de presupuestos, sino que también pretende estandarizar el proceso, facilitando la colaboración entre los diferentes departamentos y optimizando la gestión de costos en la empresa.

The main purpose of this project is to design a tool that allows calculating quantities of materials, in addition to adding labor costs and other expenses in a global way, in an agile and efficient way to increase the efficiency of the budgeting process in the company. For this purpose, the MS Excel calculation program is used, in which the necessary calculations are developed and used as a database for the unit prices of materials according to the current market in Costa Rica. This system was developed in the interest of the company in order to solve frequent problems in the budgeting process, such as the need for quick estimates that, if not done due to lack of time, lead to the loss of customers or business opportunities. The tool developed seeks fast, efficient and accurate results. To verify its effectiveness, the results obtained were compared with activities of a project carried out by the company, evaluating the methods currently used and comparing it with the proposed method. The results showed an improvement in the accuracy and speed of the estimates, thus achieving the specific objectives set. For the development of the tool, the specific needs of the company were identified through interviews and observations, which allowed a detailed understanding of the current process. Theories and practices recommended by experts in the field were studied and integrated into the tool to ensure the adoption of effective and proven methods. A tool was developed in MS Excel with automated functions, i.e., already programmed, that streamline the cost calculation and using updated and standardized data. A validation was carried out through the application in a pilot project, proving its effectiveness and accuracy compared to traditional methods. This tool not only improves accuracy and speed in the preparation of budgets, but also aims to standardize the process, facilitating collaboration between different departments and optimizing cost management in the company.