Propuesta de un modelo de gestión del portafolio de proyectos en la Refinadora Costarricense de Petróleo S.A

Abstract

La Refinadora Costarricense de Petróleo S.A. (RECOPE) enfrenta desafíos importantes en la gestión de sus inversiones y operaciones. Los problemas incluyen la falta de trazabilidad en el uso de recursos, una ejecución de proyectos por debajo de lo esperado y una metodología de gestión de portafolio que no sigue las buenas prácticas. Además, los proyectos no siempre están priorizados adecuadamente y la falta de una gobernanza centralizada y gestión estratégica contribuye a estos problemas. El proyecto tiene como objetivo desarrollar un modelo de gestión de portafolios que apli que buenas prácticas para mejorar la eficiencia y trazabilidad en el uso de recursos públicos. La investigación se enfocó en la gestión del portafolio, evaluando los procesos actuales, aplicación de las buenas prácticas y la normativa institucional. Para construir la propuesta, se utilizaron técnicas como entrevistas, encuestas, benchmarking y revisión documental. Estas herramientas ayudaron a identificar las deficiencias en los procesos internos y a diseñar un modelo basado en buenas prácticas para la gestión del portafolio. Se identificó la necesidad de capacitar al personal y se propuso un procedimiento para la gobernanza del portafolio y la gestión de programas. También se recomendaron matrices y forma tos de documentos para una mejor gestión del portafolio. Se aconseja actualizar el Manual de in versiones y los manuales de gestión de proyectos informáticos y de obras públicas, además de construir un procedimiento que emplee una metodología híbrida para la gestión de proyectos y programas basadas en las buenas prácticas. Entre las recomendaciones están certificar a los profesionales en gestión de proyectos, implementar un plan de capacitación continua y fomentar una cultura que apoye una gestión eficiente, gestionar el cambio, y recomendaciones puntuales a la administración superior para implementar la propuesta de gestión de portafolio y su capacitación. Se resalta la importancia de alinear los proyectos con las prioridades estratégicas y realizar un seguimiento continuo del rendimiento del portafolio durante todo su ciclo de vida. En resumen, el proyecto propone una serie de mejoras en la gestión de portafolio de RECOPE, enfocándose en la actualización de procedimientos, la capacitación del personal y la implementación de buenas prácticas para asegurar una gestión más efectiva y alineada estratégicamente.

Refinadora Costarricense de Petróleo S.A. (RECOPE) faces significant challenges in managing its investments and operations. These challenges include a lack of traceability in resource use, project execution falling short of expectations, and a portfolio management methodology that does not follow best practices. Additionally, projects are not always properly prioritized, and the lack of centralized governance and strategic management contributes to these issues. The project aims to develop a portfolio management model that applies best practices to improve efficiency and traceability in the use of public resources. The research focused on portfolio management by evaluating current processes, the application of best practices, and institutional regulations. To build the proposal, techniques such as interviews, surveys, benchmarking, and document reviews were used. These tools helped identify deficiencies in internal processes and design a model based on best practices for portfolio management. The need to train staff was identified, and procedures for portfolio governance and program management were proposed. Matrices and document templates for better portfolio management were also recommended. It is advised to update the Investment Manual and the manuals for IT and public works project management. Additionally, a hybrid methodology for managing projects and programs based on best practices was proposed. Recommendations include certifying project management professionals, implementing a continuous training plan, fostering a culture that supports efficient management, managing change, and providing specific recommendations to senior management for implementing the portfolio management proposal and its training. Emphasis is placed on aligning projects with strategic priorities and continuously monitoring portfolio performance throughout its lifecycle. In summary, the project proposes a series of improvements to RECOPE's portfolio management, focusing on updating procedures, training staff, and implementing best practices to ensure more effective and strategically aligned management.