Plan para administración de contrato de subestación balsa inferior bajo la modalidad llave en mano

Abstract

Para ejecutar la obra Subestación de Transmisión (ST) del Proyecto Balsa Inferior (PHBI), la Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL) como propietaria, suscribió, un contrato llave en mano con el Consorcio Constructor Balsa Inferior (CCBI). Este contrato se establece tipo llave en mano, por motivos de que se parte del requerimiento de construir una subestación compacta aislada en gas (GIS), en la que no se cuenta con la experiencia a nivel nacional. La CNFL a través de otro contrato que firmó en 2009 con el ICE para la ejecución de las obras de PHBI, donde estaba incluida la ST, establece que será el ICE el encargado de las labores de administrador del contrato entre CNFL y CCBI. El ICE-Gerencia de Electricidad-, asumiendo esta responsabilidad, delega este trabajo en la Unidad Estratégica de Negocios de Proyectos y Servicios Asociados (UEN PySA) esta dependencia a su vez crea un equipo de proyecto para ejecutar lo convenido con la CNFL. El equipo de proyecto ICE de PHBI, a través de su Departamento de construcción, identifica que para llevar a cabo la Administración de contrato de la ST, se requiere tener un plan que permita gestionar el Alcance, Costo, Tiempo, Interesados y Adquisiciones a lo largo de las etapas de ejecución, seguimiento, control y cierre del mismo. Para solucionar esta necesidad, se realiza el siguiente documento que incluye una revisión de los activos con lo que cuenta el ICE, la CCSS y el Gobierno de España, también toma en cuenta las recomendaciones de la guía PMBOK® 2008, y a partir de estos se genera el plan de administración de contrato de ST PHBI. Para la revisión documental interna se realizaron entrevistas a puestos claves de administradores de contrato dentro del Grupo ICE (ICE y CNFL), con esto se pudo observar los diferentes tipos de contratos, procesos y formularios establecidos por la Institución para Administración de contratos, así como las herramientas generadas internamente de manera no oficial aún. xiii En cuanto a la revisión documental de manera externa al Grupo ICE, se obtuvo información pública de la experiencia del contrato llave en mano del Nuevo Hospital de Heredia, de la CCSS, donde se muestra que esta institución cuenta con un desarrollo significativo en cuanto a esta modalidad de contrato, usando una serie de listas de verificación en cada una de las etapas del proyecto. Otra fuente de información documental externa al Grupo ICE, corresponde al Gobierno Español, el cual emplea una Guía de Administración de contratos que aporta algunos procesos como la supervisión de rendimientos y de conflictos, ambos, nuevos dentro de lo convencionalmente utilizado en el Grupo ICE. Una vez en el plan se muestra las herramientas y procedimientos que usará la Administración de contrato de cara a los requerimientos de su gestión, siempre tomando en cuenta las especificaciones técnicas del cartel y los lineamientos del contrato establecido. El plan también abarca la gestión de interesados, en la que se realizó una identificación de los mismos y se estableció la atención que se dará a cada uno de ellos de acuerdo con su nivel de influencia y poder. Entre las conclusiones y recomendaciones más importantes están:  El Grupo ICE requiere estandarizar aún más los procesos usados por las dependencias que realizan la Administración de contratos.  Es vital que los rendimientos del Contratista sean gestionados por parte del administrador de contrato a través de la técnica del Valor Ganado.  Para la gestión de interesados se recomienda que todos sean atendidos de la manera más ágil posible y brindando atención no sólo a su nivel de poder, sino de influencia también, tal es el caso de las comunidades y las organizaciones ambientales.