Propuesta de administración de procesos para mejora en la gestión de becas del Ministerio de Relaciones Exteriores de Costa Rica.

Abstract

Los elementos que ponen a flote una organización se representan a grandes rasgos en aspectos claves como la eficiencia, la productividad, la satisfacción de los clientes, tiempos de espera adecuados, satisfacción de los empleados para una mejor productividad y el mantenimiento de la competencia, todos ellos son parte importante de los procesos de un negocio sobre los cuales se obtiene valor y resultados rentables. En el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto de Costa Rica se maneja internamente una Oficina de Gestión de Becas, sobre el cual se llevan a cabo diferentes procesos para divulgación, selección, comunicación y demás aspectos relacionados conlas oportunidades de estudio fuera del país; estos procesos han sido sometidos a una labor de gestión y mejoramiento bajo un esquema llamado Business Process Management (que de acá en adelante será llamado BPM), con el fin de lograr aumentar la eficiencia, la eficacia y la adaptabilidad de las operaciones dentro del área de becas. Dicha oficina nunca ha renovado la forma en la que gestiona los procesos desde que inició operaciones. En el presente trabajo, se detalla la investigación de campo realizada en el Ministerio de Relaciones, Exteriores y Culto de Costa Rica, donde se efectuó un análisis del proceso de administración de becas y oportunidades de estudio,el cual se encuentra gestionado por la Oficina de Gestión de Becas del Ministerio. La investigación arroja una propuesta de mejora sobre las principales partes del proceso general que han sido determinadas comosubprocesos clave para la operación diaria de la Oficina de Gestión de Becas. Dicha propuesta se limita únicamente a brindar la opción de mejora, dejando al pendiente una futura implementación en una segunda etapa, fuera del alcance de este proyecto.