Propuesta de una metodología para dirección de proyectos en la empresa ABC.

Abstract

This work was carried out in a Mexican functional organization that is dedicated to the development of tailored made continuous medical education products in Spanish. The main goal of this initiative described in this document is to provide to the company a Project Management Methodology for a professional management of their projects, which provides guidance to the project manager and project team to follow a set of steps and activities to increase the probability of a successful delivery of each project. The research methodology was characterized for being applied, descriptive and qualitative. The study variables were collected throughout surveys, interviews, document reviews and direct observations. All the data was later analyzed to determine the current project management state of the company. Based on the results and the high-level requirements established by General Management, the company's desired project management state was established. Then, based on a gap analysis between the current and the desired state of the organization, the action plans were developed to reduce the identified gap. These action plans together build the Project Management Methodology (PMM) based on the compendium of good practices included in the PMBOK® framework of the PMI®. The proposed Project Management Methodology consists of a set of steps, activities, templates and tools for the easy use and monitoring by the project manager and his/her team, distributed in the four-phase project management life cycle: definition, planning, execution and closure. In addition, this methodology establishes the steps and focus activities, both mandatory and optional, which must be performed in each phase of the life cycle. In order to meet the high-level requirements established by the CEO, the role of the Organizational Project Management Responsible (EAP) and its responsibilities were defined on the Project Management Methodology. Finally, a plan for the implementation of the entire methodology within the organization was recommended. This included the approval of the proposal by the General Management, EAP, project managers and project team training sessions; selection of the pilot project, its management following the steps and activities stipulated in the Methodology; then review and analysis of the results achieved, and ultimately the decision to formalize the PMM in the company. i The main recommendations of this research are oriented on enhancing of the company project management maturity. These include the development plan for the Organizational Project Management Responsible, continuous training for the people involved in the projects, definition of metrics for evaluating the project success, as well as developing a method for prioritizing active projects and evaluating options for the implementation of technological tools that support the use of the established PMM.

El presente trabajo se llevó a cabo en una organización funcional de origen mexicano que se dedica al desarrollo de los productos de educación médica continua en el idioma español creados a la medida y necesidades de sus clientes. El principal objetivo de esta investigación es brindar a la empresa una metodología para dirección profesional de sus proyectos, que ofrece una guía al director de proyecto y su equipo para seguir un conjunto de pasos y actividades con fines de incrementar la probabilidad de la entrega exitosa del proyecto al cliente. La metodología de investigación empleada se caracterizó por ser aplicada, descriptiva y cualitativa. Las variables de estudio se recopilaron a través de las técnicas de encuestas, entrevistas, revisión documental y observación directa, que posteriormente fueron analizadas para determinar la situación actual de la empresa en la materia de proyectos. Con base en los resultados obtenidos y los requisitos de alto nivel establecidos por la Gerencia General se procedió a plantear el estado deseado de la compañía en la dirección de sus proyectos. Seguidamente, al llevar a cabo el análisis de brechas entre la situación actual de la organización y la deseada, se establecieron los planes de acción para el cierre de estas. Dichos planes construyen la Metodología para Dirección de Proyectos basada en el compendio de las buenas prácticas comprendidas en el marco de referencia PMBOK® de PMI®. La propuesta metodológica contempla un conjunto de pasos, actividades, plantillas y herramientas de fácil uso y seguimiento por el director de proyecto y su equipo, distribuidos en cuatro fases del ciclo de vida de proyecto: definición, planificación, ejecución y cierre. Además la metodología establece los pasos y las actividades obligatorios que deben realizarse en cada fase del ciclo de vida, y los que quedan opcionales a consideración del director de proyecto. Con el fin de cumplir con los requisitos de alto nivel establecidos por la Gerencia General para la Metodología, se definió la figura del encargado de administración organizacional de proyectos (EAP), su rol y responsabilidades establecidos en la Metodología para Dirección de Proyectos. Por último, se recomendó un plan de implementación para la puesta en marcha de la metodología propuesta en la organización. Este contempló la aprobación de la propuesta por la Gerencia General, las sesiones de capacitación del EAP, directores y equipos de proyectos, selección del proyecto piloto, la administración del mismo siguiendo los pasos y actividades estipulados en la metodología, revisión y análisis de los resultados obtenidos, y últimamente la decisión de oficialización de la PMM en la empresa. iii Las recomendaciones principales de este trabajo se orientan al crecimiento de madurez de la empresa en el ámbito de administración profesional de sus proyectos. Estas contemplan el plan de desarrollo para el encargado de administración organizacional de proyectos, la capacitación continua de la población involucrada en los proyectos, definición de las métricas de evaluación de cumplimiento del éxito de los proyectos, además de desarrollar un método de priorización de los proyectos activos y evaluar las opciones de implementación de las herramientas tecnológicas que soporten el uso de la metodología establecida para dirección de los proyectos.