Propuesta para el diseño de una oficina de gestión de programas y proyectos en la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia

Abstract

The Municipal Government of Santo Domingo must be able to reflect the development within the community, to do that it must optimize the resources and maximize its execution in communal investment; however, there is a budgetary under-execution associated with institutional projects and programs, since there is no adequate management of the factors and binding resources to achieve a professional and integral municipal management within their projects. The main objective of this research is to design a proposal for a project and program management office (PMO) for the Municipality of Santo Domingo of Heredia to solve the problem of budget under-execution in specific needs, increase efficiency in the execution of projects, ensure greater budget execution and optimization of resources. Through the use of techniques and tools (OPA analysis, surveys and interviews) with the tabulation and analysis of data for the proposed solutions to obtaining deliverables such as SWOT matrix, Ishikawa diagram, baseline estimation of time and cost of the implementation plan, also proposing the type of PMO, its location in the municipal organization as well as the roles and responsibilities of the same and its members. It was determined that the Municipality of Santo Domingo does not manage the projects according to the standards proposed by the PMI and that it does not have a project management methodology that allows for uniform management. It is recommended that, in parallel with the implementation of the control PMO in the Municipality of Santo Domingo, a project management methodology should be defined, established and implemented, due it is a basic input for project managers and the PMO to control the projects and programs.

La Municipalidad de Santo Domingo debe ser capaz de reflejar el desarrollo dentro del cantón para lo que debe optimizar los recursos y maximizar su ejecución en inversión comunal; sin embargo, existe una sub-ejecución presupuestaria asociada a los programas y proyectos institucionales al no existir un adecuado manejo de los factores y recursos vinculantes para lograr una gestión municipal profesional e integral dentro de sus proyectos. La presente investigación busca diseñar la propuesta de una oficina de gestión de programas y proyectos (OGPP) para la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia que, solucione el problema de sub-ejecución presupuestaria para solventar necesidades específicas, aumentar la eficiencia en la ejecución de proyectos, asegurar una mayor ejecución presupuestaria y optimización de los recursos. Mediante el uso de técnicas y herramientas (análisis de APO, encuestas y entrevistas) se procedió con la tabulación y análisis de datos para la propuesta de soluciones a la problemática encontrada obteniendo entregables como matriz FODA, diagrama Ishikawa, estimación de la línea base de tiempo y costo del plan de implementación, proponiendo además el tipo de PMO, su ubicación en la organización municipal; así como, los roles y responsabilidades de la misma y sus integrantes. Se determinó que la Municipalidad de Santo Domingo no sigue estándares internacionales o buenas prácticas comprobadas, para la gestión de proyectos por lo que no cuenta con una metodología de gestión de proyectos que permita su estandarización en la misma. Uno de los estándares estudiados fue la Metodología de la Guía PMBOK® desarrollada por PMI, esto dado las bondades que ofrece sobre otros. Se recomienda que paralelamente a la implementación de la PMO de control en la Municipalidad de Santo Domingo se defina, establezca e implemente una metodología de gestión de proyectos que sea el insumo básico con el que cuenten tanto los directores de proyectos, como la misma PMO, para gestionar los programas y proyectos.