Diseño de una metodología para la dirección de proyectos marítimo-portuarios de la Dirección de Infraestructura de la División Marítimo Portuaria del MOPT

Abstract

The present research has the superior purpose of proposing a mechanism to improve the management of maritime-port projects in the Infrastructure’s Department. This organization belongs to the Maritime Port Division of MOPT and has within its responsibilities to provide port infrastructure and coastal protection works to the user population or beneficiary in the coastal sectors of the country, in support of the national and international transport system of people and goods and the development of public works. In the background analysis of the current situation of project management, a continuous lack of resources and an excess in the duration of the projects were identified, both cases due to poor estimates of budgetary and planning. This despite the fact of were found to be evidence some good practices, although with little standardization, of ad hoc control processes and documentation and registration problems, together with a lack of prepared human resources. It was investigated management models used by other organizations, finding some coincidence in the presence of certain good practices and critical success factors, whose consideration resulted in a successful result. This served as a reference for establishing seventeen good practices and thirteen critical success factors to be included, explicitly or implicitly, in the proposed methodology. From the previous analysis, a methodology was designed in accordance with the deficiencies and improvement opportunities found. This methodology was structured in four main sections: a) Life Cycle, b) Interested, c) Processes and procedures and d) Tools. In the life cycle analysis, the stages were defined for both the product and the project. In the stakeholder analysis, the main stakeholders in each of the stages of the life cycle and their most important functions for the management of the project were defined. Subsequently, fifteen procedures were developed with their respective activity flow diagrams, managers and management support tools, all linked to five processes and in compliance with the project life cycle. The project management support tools mentioned above correspond to the last section of the methodological proposal, which were included as an appendix to this Final Graduation Project document, where all the corresponding templates are gathered. As a complement to the proposed methodology, a specific organizational structure was defined to manage the projects, considering the main function as contracting entity, related to the supervision of works and contracted facilities. In this supervision function, the daily on-site inspection activities are separated from the monitoring and control of the physical and financial progress of the contract, which has administrative rather than technical control nuances. Finally, a strategy was proposed to implement the use of the methodology, which involves certain activities of understanding the instruments created, a pilot plan with follow-up audits, a process of perfecting the tool and finally the extension of its use to all contracting of the Infrastructure Department. From the analysis carried out in this work, it is concluded that it is extremely necessary to make enormous efforts to standardize and institutionalize the project management processes, providing the necessary tools to the personnel, so that their work is facilitated, and a real control environment is fostered in the projects, where decisions are made in a timely manner and deviations from agreed initial planning are minimized.

La presente investigación tiene el propósito superior de proponer un mecanismo para mejorar la gestión de proyectos marítimo-portuarios en la Dirección de Infraestructura. Esta organización pertenece a la División Marítimo Portuaria del MOPT y tiene dentro de sus responsabilidades dotar de infraestructura portuaria y de obras de protección costera a la población usuaria o beneficiaria en los sectores costeros del país, en apoyo al sistema de transporte nacional e internacional de personas y mercancías y al desarrollo de obra pública. En el análisis de antecedentes de la situación actual de la gestión de proyectos, se identificó un continuo desaprovechamiento de los recursos y un exceso en la duración de los proyectos, ambos casos por deficientes estimaciones presupuestarias y de planeación. Lo anterior, a pesar de que se logró evidenciar la presencia de algunas buenas prácticas, aunque con poca estandarización, procesos de control ad hoc y problemas de documentación y registro de las actuaciones, aunado a la falta de recurso humano en la dependencia. Se investigó acerca de modelos de gestión usados por otras organizaciones, encontrando alguna coincidencia en la presencia de ciertas buenas prácticas y factores críticos de éxito, cuya consideración les significó un resultado final exitoso. Esto sirvió de referencia para establecer diecisiete buenas prácticas y trece factores críticos de éxito a incluir, explícita o implícitamente, en la metodología propuesta. A partir del análisis anterior, se diseñó una metodología en apego a las deficiencias y oportunidades de mejora encontradas. Dicha metodología se estructuró en cuatro grandes apartados: a) Ciclo de Vida, b) Interesados, c) Procesos y procedimientos y d) Herramientas. En el análisis del ciclo de vida, se definieron las etapas tanto para el producto como para el proyecto. En el análisis de interesados, se definieron los principales involucrados en cada una de las etapas del ciclo de vida y sus funciones más importantes para con la gestión del proyecto. Posteriormente, se desarrollaron quince procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo de actividades, responsables y herramientas de apoyo a la gestión, todos xix vinculados a cinco procesos y en apego al ciclo de vida del proyecto. Las herramientas de apoyo a la gestión del proyecto mencionadas, corresponden al último apartado de la propuesta metodológica, las cuales se incluyeron como un apéndice a este documento de Proyecto Final de Graduación, donde se reúnen todas las plantillas correspondientes. Como complemento a la metodología propuesta, se definió una estructura organizacional específica para gestionar los proyectos, en consideración de la función principal como entidad contratante, relacionada a la fiscalización y supervisión de las obras e instalaciones contratadas. En esta función de supervisión se separan las actividades diarias de inspección en sitio, de aquellas dedicadas al monitoreo y control del avance físico y financiero del contrato, que tiene matices de control más administrativo que técnico. Finalmente, se propuso una estrategia para implementar el uso de la metodología, que involucra ciertas actividades de comprensión de los instrumentos creados, un plan piloto con auditorías de seguimiento, un proceso de perfeccionamiento de la herramienta y finalmente la extensión de su uso a todas las contrataciones de la Dirección de Infraestructura. Del análisis realizado en este trabajo se concluye que es sumamente necesario realizar ingentes esfuerzos por estandarizar e institucionalizar los procesos de gestión de proyectos, dotando de las herramientas necesarias al personal, de manera que se facilite su labor y que se propicie un verdadero ambiente de control en los proyectos, donde las decisiones se tomen de manera oportuna y se minimicen las desviaciones sobre la planificación inicial acordada.