Propuesta de metodología para la administración de proyectos en la Unidad de Planificación Institucional del Ministerio de Obras Públicas y Transportes

Abstract

The following graduation project was developed at the Institutional Planning Unit (UPI for its acronym in Spanish) of the MOPT (Ministry of Public Works and Transportation) with the goal of proposing a methodology for the management of projects that would also allow their development. The type of investigation used was descriptive, documentary and applied; through different techniques, such as: surveys, questionnaires, verification lists, interviews, and document revision. The personnel who collaborated to provide the relevant information were those who currently participate in UPI projects and who, most of them, have knowledge of the concepts for project administration. To develop the methodology, the first step was to identify the current status and situation of the Unit; after which, a proposal was made for processes, steps, directives and templates that would enable the application of good practices for project management, noting that through prior analysis the base used as a guide was the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). For the development proposal, we showed a base structure, in which we integrated the process groups, thus relating the processes according to the knowledge areas included in the PMBOK® guide. Finally, an implementation plan is presented which establishes a series of actions to put into motion the methodology used in the Institutional Planning Unit or UPI.

En aras de cumplir con la implementación de mejores sistemas de monitoreo y control en la labor de la fiscalización, la Secretaría Técnica de la CGR se planteó el reto de implementar una nueva herramienta de inteligencia comercial. Tras varios intentos sin éxito de formalizar el proyecto, se decidió contar con ayuda externa para poder culminar esta meta. Dado lo anterior, este trabajo tiene como objetivo presentar un Plan de Gestión para la implementación de una herramienta de inteligencia comercial, para esto se desarrolla una fase preliminar en dos etapas, la primera de ellas es evidenciar el nivel de conocimiento en administración de proyectos y análisis comercial. La segunda etapa es, a partir de requerimientos iniciales, investigar las herramientas que existen en el mercado y determinar la que mejor se adapta a las características propias de la institución. Posterior a esto, se desarrolla el Plan de Proyecto para la herramienta seleccionada que aprobó el patrocinador. Se tomaron en cuenta los planes secundarios presentes en el PMBOK (2013), en su quinta versión publicada, para todas las etapas del ciclo de vida del proyecto. Además, se desarrollaron y personalizaron, para el proyecto, todas las plantillas que se valoraron necesarias para cumplir con dos productos finales; una capacitación breve en análisis de negocios y la adquisición de licencias de Power BI PRO de Microsoft. Si bien la herramienta seleccionada no cumple con todos los requisitos que el patrocinador buscaba, si es la que mejor se adapta a estos y a las características propias de los usuarios en la Contraloría. También, se ofreció dar un acompañamiento durante la ejecución del proyecto, para garantizar menor riesgo de desvíos, así como el involucramiento de un PM certificado por el PMI que labora para la Secretaría Técnica. xiii La principal recomendación hecha es que, si bien administrar proyectos no es parte de las funciones normales de la mayoría del personal de la Secretaría Técnica, necesitan avanzar en el planteamiento de los casos de negocios y las líneas base, para mejorar los resultados internos, especialmente para avanzar con éxito