Fortalecimiento de la gestión de proyectos de la Corporación Ganadera (CORFOGA)

Abstract

The present investigation is carried out in Corporación Ganadera S.A. (CORFOGA), specifically in the Projects Department. This is the area responsible for the opening, planning, execution, control and closure of all projects aimed at promoting livestock in the country, which in turn respond to a strategic planning of the Corporación Ganadera and its key players. The needs of the company in terms of project management are well captured in a report of the Internal Audit of CORFOGA. In this sense, the following risks were identified in the Projects Department: first, that it accepts projects that have no connection with the plans and institutional objectives; and second, that projects are poorly formulated or incompletely presented or elaborated. In the review of the reports of work, you can see the activities of the National Pilot Project of Livestock in Low Emissions have 82.5% compliance. This is because it was not executed in all the activities planned during the period, which could result in budget surcharges for the next period of approximately ₡ 70,000,000 (seventy million colones). Given the above, CORFOGA focused on the task of seeking an improvement in the management of projects that allow the efficient use of its resources and that is based on best practices in the areas of integration, scope, time, cost, quality, risks, human resources, quality, acquisitions and stakeholders. As the main research technique of this study to define the current level of maturity of CORFOGA and set a route to follow in the subject of projects, use the project management model (PMMM) of Harold Kerzner (2001). According to the results obtained in the five variables of the maturity analysis, the company currently has in the first level "common language" a low level, which includes the adequate understanding of the basic knowledge about project management, the language accompaniment and the adequate terminology. In the evaluation of "common processes", the company has a low level called "embryonic".

In the evaluation of "singular methodology" it is located at a low level, this means that the company indicates that it is providing a service to project management, however, it does not really do it. Concerning the "benchmarking", the company is not applying it. Finally, when evaluating "continuous improvement", the score obtained places the company at the middle level, that is, an effort is made in favor of continuous improvement, but the changes may be occurring slowly. Among the main findings are the lack of formal knowledge of project management and formal ignorance of terms and appropriate language; in addition, the lack of a unique methodology for project management. It should be added that the department does not use software tools known in the market with which the administration of the projects is facilitated. As a result of the study, four proposals are made, which intend to solve the identified problems in an integral way. The first is a training plan for the personnel of the Projects Department, so that the employees acquire a "common language" through technical knowledge of project management, using the PMBOK methodological guide as a reference. Second, it is intended to implement a brochure with the most important templates and concepts of project management, which allows the application of "common processes", while they can grow and mature in the professional management of projects. As a third proposal, a methodological project management guide for CORFOGA is prepared. Finally, technological applications are proposed to facilitate the administration of projects. It is concluded from the present research that the use of the maturity assessment model to determine the current situation, the desired state and the actions to follow in project management, facilitated understanding which are the specific elements to be evaluated, while at the same time to formulate what should be improved and what is the way to achieve the improvements, I comply with the general objective of strengthening the management of CORFOGA projects by developing a strategy that allows the improvement of results and the achievement of strategic objectives.

La presente investigación se realiza en la empresa Corporación Ganadera S.A. (CORFOGA), específicamente en el Departamento de Proyectos. Este es el área encargado de la apertura, planificación, ejecución, control y cierre de todos los proyectos dirigidos al fomento ganadero en el país, los cuales a su vez responden a una planificación estratégica de la Corporación Ganadera y sus actores claves. Las necesidades de la compañía en materia de gestión de proyectos quedan bien plasmadas en un informe de la Auditoría Interna de CORFOGA. En este, se identificaron los siguientes riesgos en el Departamento de Proyectos: primero, que se acepten o planteen proyectos que no tienen vinculación con los planes y objetivos institucionales; y segundo, que los proyectos sean mal formulados o se presenten o elaboren de manera incompleta. En la revisión de los informes de labores, se puede observar que las actividades del Proyecto Piloto Nacional de Ganadería baja en Emisiones tienen cumplimiento del 82.5%. Esto se debe a que no se lograron completar todas actividades planificadas durante el periodo, lo cual podría ocasionar recargos de presupuesto para el siguiente periodo de aproximadamente ₡70,000,000 (setenta millones de colones). Dado lo anterior, CORFOGA se da a la tarea de buscar una mejora en la gestión de proyectos que les permita hacer el uso eficiente de sus recursos y que esté basada en las mejores prácticas en las áreas de integración, alcance, tiempo, costo, calidad, riesgos, recursos humanos, calidad, adquisiciones e interesados. Como principal técnica de investigación del presente estudio para definir el nivel de madurez actual de CORFOGA y fijar una ruta a seguir en materia de proyectos, se utiliza el modelo de madurez en gestión de proyectos (PMMM) de Harold Kerzner (2001). Según los resultados obtenidos en las cinco variables del análisis de madurez, la compañía actualmente tiene en el primer nivel “lenguaje común” un nivel bajo, lo cual abarca la comprensión adecuada de los conocimientos básicos sobre gestión de proyectos, el acompañamiento del lenguaje y la terminología adecuada. En la evaluación de “procesos comunes”, la empresa tiene un nivel bajo denominado “embrionario”. xviii En la evaluación de “metodología singular” se ubica en un nivel bajo, esto quiere decir que la empresa indica que está prestando un servicio a la gestión de proyectos, sin embargo, realmente no lo realiza. Referente al “benchmarking”, la empresa no lo está aplicando. Por último, al evaluar la “mejora continua”, el puntaje obtenido coloca a la compañía en el nivel medio, es decir, se realiza un esfuerzo en favor de la mejora continua, pero los cambios pueden estar ocurriendo lentamente. Entre los principales hallazgos están la falta de conocimiento formal de gestión de proyectos y desconocimiento formal de términos y leguaje apropiado; además, la carencia de una metodología única para la administración de proyectos. Se debe agregar, que el departamento no utiliza herramientas de software conocidas en el mercado con las cuales se facilite la administración de los proyectos. Como resultado del estudio se realizan cuatro propuestas, las cuales pretenden solucionar de una forma integral los problemas identificados. La primera es un plan de capacitación del personal del Departamento de Proyectos, para que los colaboradores adquieran un “lenguaje común” por medio de conocimiento técnico de la gestión de proyectos, utilizando como referencia la guía metodológica del PMBOK. En segundo lugar, se pretende implementar un folleto con las plantillas y conceptos más importantes de administración de proyectos, que permita la aplicación de “procesos comunes”, al mismo tiempo que pueden crecer y madurar en la gestión profesional de proyectos. Como tercera propuesta se elabora una guía metodológica de administración de proyectos para CORFOGA. Por último, se proponen aplicaciones tecnológicas para facilitar la administración de proyectos. Se concluye del presente trabajo de investigación que el uso del modelo de evaluación de madurez para determinar la situación actual, el estado deseado y las acciones a seguir en gestión de proyectos, facilitó comprender cuáles son los elementos específicos a evaluar, a la vez que ayudó a formular qué se debe mejorar y cuál es el camino para lograr las mejoras, cumpliento con el objetivo general de fortalecer la gestión de proyectos de CORFOGA desarrollando una estrategia que permita el mejoramiento de los resultados y el logro de los objetivos estratégicos