Propuesta de manual de procedimientos para la gestión de la Dirección del Centro Académico de San José

Abstract

El presente documento describe la investigación realizada para la Dirección del Centro Académico de San José; que es una dependencia del Tecnológico de Costa Rica, para la cual su principal objetivo radica en elaborar una propuesta de manual de procedimientos para mejorar la eficiencia de la gestión de la Dirección y asegurar la efectividad de su control interno. Esta investigación consistió en identificar los procedimientos que se efectúan cotidianamente en la Dirección del Centro Académico de San José para analizarlos, por medio del instrumento llamado Hexámetro Quintiliano, y sus elementos, que fueron estudiados con una Lista de verificación para el análisis de los formularios. Para efectuar el trabajo de campo se llevó a cabo una investigación con un enfoque cualitativo, un alcance descriptivo y un diseño de tipo investigación-acción. Cabe remarcar que en este estudio se analizaron todos los procedimientos que realiza actualmente la Dirección, así se observa que la población es igual al universo y que no se contó con una muestra. Por otro lado, se obtuvo como resultados del análisis de los procedimientos que la mayoría carecían de un orden lógico, su narración era difícil de entender, les faltaban pasos esenciales para el control de lo que se realiza en el procedimiento y que pudieran digitalizarse para reducir el consumo de papel. Cabe anotar que el procedimiento “Seguimiento, control y evaluación de los servicios contratados”, no se podía analizar, a pesar de formar parte de la propuesta original, porque se estudió en otro Trabajo Final de Graduación. Finalmente, en muchos de los procedimientos se percibe un recargo de funciones y, en otros casos, una mala asignación de responsabilidades en puestos que no cuentan con el nivel de autoridad necesario para tomar algunas de las decisiones expuestas en el procedimiento.

This document describes the research done for the Directorate of the Centro Académico de San José; which is a dependency of the Tecnológico de Costa Rica, for which its prime objective lies in developing a proposal of a procedures manual to improve the efficiency of the management of the Directorate and ensure the effectiveness of its internal control. This investigation consisted on identifying the procedures daily done in the Directorate of the Centro Académico de San José, so they could be analyzed by using the 5W1H technique and studying their elements (like their forms), which were analyzed with a Checklist for the analysis of forms. To carry out the fieldwork, it was done by using a qualitative research approach, a descriptive scope of investigation and an investigation-action research design. It is important to point out that the statistical universe of this investigation features all the procedures that at the present are executed by the Directorate, so there was not made use of a statistical sample or population. Moreover, the analysis results obtained from the procedures were that most of them lacked logical order, their narrative was too hard to understand, they were missing important steps that assured the control of what was to be done in the procedure and the procedures needed to be digitized to avoid too much paperwork. It’s important to notice that the procedure “Seguimiento, control y evaluación de los servicios contratados” could not be analyzed, even though it was part of the original proposal, because it was studied in another graduation project. Finally, many of the procedures showed that there was function surcharge and in other cases, a bad assignment of responsibility in positions that do not count with the required level of authority to make the decisions displayed in the procedure.