Diseño del sistema de información y organización de mantenimiento para la Municipalidad de El Guarco de Cartago

Abstract

El presente proyecto presenta el diseño del sistema de información y la organización de mantenimiento para la Municipalidad de El Guarco, de modo que se implemente un modelo de gestión enfocado en mantenimientos preventivos de la maquinaria y flotilla vehicular de la institución. Dicho proyecto busca enfocar el modelo de gestión según las normas ISO 9000:2015 y 9001:2015, con el fin de consolidarse y buscar en un futuro las certificaciones con dichas normas, mejorando así los índices de gestión municipal. Además de implementar toda una base de datos digital segura de fácil acceso por medio de códigos QR, con el fin de abrir el paso a nuevas tecnologías y a la reducción del uso de papel. La primera etapa de este proyecto contempla una evaluación del área de mantenimiento y la organización, por medio de la norma COVENIN 2500:93, complementado con un plan de mejora continua que busca atender en un plazo de un año, las oportunidades de mejora identificadas a partir de la evaluación con la norma COVENIN 2500:93; de modo que se pueda llevar un seguimiento apropiado y evaluar los avances cuatrimestrales de forma intuitiva. Además, se hace una selección de indicadores de gestión con los enfoques planteados en la metodología del Balance Scorecard y ayuda de la norma VDI-2893. La segunda etapa del proyecto contempla el desarrollo del modelo de gestión planteado según las normas ISO 9000:2015 e ISO 9001:2015, diseñando los diagramas de flujo de la información, incluyendo la creación o registro de nueva información, su trazabilidad y archivo. Se realiza una codificación de los equipos de modo que se identifique fácilmente el departamento y naturaleza al que pertenece cada equipo. Dicha codificación será empleada (junto con un código QR específico para cada equipo), en calcomanías que serán colocadas en un lugar visible en cada uno de los equipos, facilitando el acceso y consulta de la información. xxix La tercera etapa del proyecto se enfoca en la elaboración de los formatos de información: Avisos de trabajo de mantenimiento, Orden de Trabajo de Mantenimiento, Orden de requisición de repuestos y materiales, Plantilla de programación semanal de mantenimiento, Plantilla de programación anual de mantenimiento, Reportes de horímetros y kilometrajes, Fichas técnicas de cada equipo, Planes de mantenimiento Rutinario (Autónomo) para cada equipo, Planes de mantenimiento preventivo detallados para cada equipo y Tablas de filtros. La cuarta etapa se enfoca en el análisis económico, contemplando los costos de mantenimiento desde el año 2015 hasta el año 2019, cotizaciones de mantenimientos con las agencias correspondientes, y la evaluación de costos con la eventual contratación de un técnico mecánico. Además, se identifican los riesgos de implementación del proyecto, así como recomendaciones y formas de mitigación de dichos riesgos. Finalmente se realiza la base de datos digital por medio de la cuenta oficial de la municipalidad en la plataforma de Microsoft OneDrive; se brindan capacitaciones a los gestores y personal administrativo el 29 de mayo del 2019 y se plantea la correspondiente capacitación a los colaboradores el 7 de junio del 2019.

This project presents the design of the information system and maintenance organization for the Municipality of El Guarco, so that a management model focused on preventive maintenance of the machinery and vehicle fleet of the institution is implemented. This project seeks to focus the management model according to the ISO 9000: 2015 and 9001: 2015 standards, in order to consolidate and look for certifications with these standards in the future, thus improving the municipal management indexes. In addition to implementing a secure digital database easily accessible through QR codes, in order to open the way to new technologies and to reduce the use of paper. The first stage of this project contemplates an evaluation of the maintenance area and the organization, by means of the COVENIN 2500: 93 standard, complemented by a continuous improvement plan that seeks to address, within a year, the opportunities for improvement identified from the evaluation with the norm COVENIN 2500: 93; so that an appropriate follow-up can be carried out and the quarterly progresses evaluated intuitively. In addition, a selection of management indicators is made with the approaches outlined in the Balance Scorecard methodology and the help of the VDI-2893 standard. The second stage of the project contemplates the development of the silver management model according to the ISO 9000: 2015 and ISO 9001: 2015 norms, designing the flowcharts of the information, including the creation or registration of new information, its traceability and archiving. Coding of the equipment is carried out in such a way that the department and nature to which each team belongs is easily identified. This coding will be used (along with a specific QR code for each team), in decals that will be placed in a visible place in each of the teams, facilitating access and consultation of the information. xxxi The third stage of the project focuses on the preparation of information formats: Maintenance work notices, Maintenance Work Order, Spare parts and materials requisition, Weekly maintenance schedule template, Annual maintenance schedule template, Hour and kilometer reports, Technical sheets of each team, Routine maintenance plans (Autonomous) for each team, Detailed preventive maintenance plans for each team and Filter tables. The fourth stage focuses on economic analysis, contemplating maintenance costs from 2015 to 2019, maintenance quotes with the corresponding agencies, and the cost evaluation with the eventual hiring of a mechanical technician. In addition, the risks of project implementation are identified, as well as recommendations and ways to mitigate said risks. Finally, the digital database is made through the official account of the municipality on the Microsoft OneDrive platform; Training is provided to managers and administrative staff on May 29, 2019 and the corresponding training for employees is proposed on June 7, 2019. Finally, the digital database is made through the official account of the municipality on the Microsoft OneDrive platform; Training is provided to managers and administrative staff on May 29, 2019 and the corresponding training for employees is proposed on June 7, 2019.