Metodología para el Seguimiento y Control de Contrataciones en la Gerencia de Contratación de Vías y Puentes del Consejo Nacional de Vialidad, CONAVI

Abstract

La práctica profesional dirigida fue ejecutada en el Consejo Nacional de Vialidad (CONAVI), específicamente en la Gerencia de Contratación de Vías y Puentes. El objetivo general del proyecto fue elaborar una metodología de control y seguimiento de los procedimientos (licitación pública, licitación abreviada, contratación directa) en las etapas de contratación y ejecución de las contrataciones para los proyectos en los que participa la Gerencia de Contratación de Vías y Puentes del CONAVI. Inicialmente, como primer objetivo específico, se planteó realizar un diagnóstico sobre los procesos de contratación actuales de la Gerencia de Contratación de Vías y Puentes del CONAVI, esto mediante un estudio para conocer aspectos generales sobre contratos, especificaciones o parámetros considerados como importantes, incluyendo también aspectos como el tipo de contrato (contrato de servicio o contrato de obra pública), especificaciones técnicas, requerimientos administrativos y legales. Se pretendió, además, conocer la dinámica respecto a las fases de contratación de los proyectos. Asimismo, se conocieron a los responsables de las actividades del proceso, plazos de ejecución, posibles problemas que puedan presentarse en el procedimiento de control y seguimiento de los contratos, y potenciales soluciones a los problemas identificados. El segundo objetivo específico comprendió el desarrollo de una metodología de control de requerimientos y seguimiento para cada proceso y tipo de contrato, considerando la realización de diagramas de flujo, en los cuales se ilustró la secuencia lógica de actividades a controlar. Seguidamente, mediante Microsoft Excel, se elaboró una herramienta que muestra el estado en el que se encuentra el proceso de contrato consultado. Como tercer objetivo específico, se desarrolló la herramienta en un proyecto piloto, es decir, seleccionar un proyecto al cual aplicar la herramienta de control y seguimiento; lo cual permitiría realizar un análisis de la funcionalidad de la herramienta y generaría un informe de datos reales a partir de la implementación. Este último objetivo no logró llevarse a cabo, debido a que el periodo para realizar este proyecto no fue suficiente para implementarlo. Se pretendía que la Gerencia de Contratación de Vías y Puentes del CONAVI documentara una supervisión real en las etapas del proceso de contratación, con el apoyo de un instrumento que permitiera garantizar la transparencia y trazabilidad en todo el proceso en la Gerencia de Contratación de Vías y Puentes del CONAVI.

The directed professional practice was executed in Consejo Nacional de Vialidad (CONAVI), specifically in the Management of Roads and Bridges Contracting; The general objective of the project was to develop a methodology for control and monitoring of procedures (public bidding, abbreviated bidding, direct contracting) in the stages of hiring and execution of contracts for projects who involve the Management of Roads Recruitment and Bridges of CONAVI. Initially, as the first specific objective, it was proposed to make a diagnosis about the current hiring processes of the CONAVI Roads and Bridges Management, through a study to know general aspects about contracts, specifications or parameters considered important; including aspects such as the type of contract (service contract or public works contract), technical specifications, administrative and legal requirements. It was also intended to know the dynamics regarding the contracting phases of the projects, as well as those responsible for the activities of the process, deadlines for execution, possible problems that may arise in the procedure of control and monitoring of contracts, and potential solutions to the problems identified. The second specific objective comprised the development of a methodology of control of requirements and follow-up for each process and type of contract, considering the realization of flowcharts, in which the logical sequence of activities to be controlled was illustrated. Consequently, through the Microsoft Excel, a tool was developed that shows the state in which the consulted contract process is found. As a third specific objective, it was intended to develop the tool in a pilot project, that is, to select a project to which to apply the control and monitoring tool; which would allow an analysis of the functionality of the tool and generate a report of real data from the implementation. This last objective could not be carried out because the period to carry out this project was not enough to implement it. It was intended that CONAVI's Roads and Bridges Management Department would document a real supervision in the stages of the contracting process, with the support of an instrument that would guarantee transparency and traceability throughout the process in the Roads Recruitment Management and Bridges of CONAVI.