Manual de procedimientos para los departamentos financiero-contable, auditoría interna y administrativa de la empresa perfumes y esencias Fraiche de Costa Rica, S.A.

Abstract

La presente investigación se realizó en la empresa Perfumes y Esencias Fraiche de Costa Rica, S.A., empresa de origen mexicano que se dedica a la elaboración y comercialización de productos de perfumería y cuidado personal. El estudio consistió en analizar la situación actual de los procedimientos correspondientes a los departamentos Financiero-Contable, Auditoría Interna y Administrativo, para posteriormente elaborar un manual de procedimientos que permita guiar a los trabajadores de la empresa hacia un mejor desempeño de sus funciones. Un manual de procedimientos elaborado desde el punto de vista técnico le permitirá a la empresa sistematizar sus actividades y normar sus funciones mediante el establecimiento de políticas adecuadas, es decir, de manera que contribuya a facilitar y guiar el trabajo del personal actual y futuro de la empresa, utilizando adecuadamente los recursos de que dispone. En el desarrollo de la presente investigación se identificaron 17 procedimientos, de los cuales ninguno estaba estructurado ni documentado. En algunos casos se seguían políticas desactualizadas, y en otros el procedimiento era totalmente nuevo ya que nunca se había aplicado en la empresa. Además, la mayoría de esos procedimientos requerían una reestructuración total debido, por ejemplo, al cambio de responsables, la creación de nuevos puestos o la necesidad de mejorarlos. Como resultado del estudio se crearon 17 nuevos procedimientos técnicamente diseñados para la empresa, en cumplimiento de los objetivos establecidos para el presente estudio. Estos procedimientos le ayudarán a la empresa a alcanzar sus objetivos, en el corto plazo, de documentarlos e implementarlos de forma técnica. Posteriormente el Departamento de Organización y Métodos procederá a evaluar la eficacia de esos procedimientos, los actualizará periódicamente y, una vez que la empresa se familiarice con ellos, en el largo plazo podrá adecuarle el formato al de las normas ISO y optar por su certificación.