‘‘Estrategia para la implementación del Facility Management para el Tecnológico de Costa Rica, con base en la norma ISO 41001 y el software ARCHIBUS’’

Abstract

Los vertiginosos cambios de mundo moderno, la masificación en el uso de la tecnología en todas las actividades humanas y las mayores demandas de competitividad, son solo algunos factores que obligan a las organizaciones a actualizar sus procesos productivos, para mantenerse vigentes y competitivos en un entorno en constante cambio; independientemente si se trata de una organización de capital privado o público, en las que si bien es cierto el fin último no es el lucro, si se les exige eficiencia en el uso de los recursos. El Tecnológico de Costa Rica en cumplimento con sus políticas generales aprobadas por la Asamblea Institucional Representativa (AIR) relacionadas con la eficiencia en todos sus procesos, tiene el compromiso de evidenciar tanto a lo interno como externo, los esfuerzos por optimizar sus servicios internos, entre los que se destaca la gestión de sus instalaciones, control de inventarios, servicio de mantenimiento y gestión de activos; estas áreas se pueden integrar en un solo concepto llamado Facility Management (FM) o “Gestión de instalaciones”, que es una disciplina creciente en el país, pero mucho más desarrollada a nivel mundial. El proyecto desarrollado propone una estrategia institucional para la implementación del FM en el TEC, a través del uso de software, que le permitiría gestionar sus instalaciones de forma integral con una sola herramienta informática de clase mundial, como lo es el software Archibus, catalogado como número uno a nivel mundial para la Gestión de instalaciones. A través de un diagnóstico inicial y original, se determinó el nivel de madurez de la organización, los resultados de este diagnóstico, junto con el estudio de documentos institucionales, la exhaustiva revisión y consulta a diferentes fuentes de información, permitieron elaborar una propuesta estratégica ajustada a lo que establece la norma ISO 41001, que le permitiría al TEC, gestionar de forma optimizada su infraestructura institucional, la cual tiene un valor aproximado a los 126 millones de dólares. Cabe señalar que este proyecto es el primero y el único que a nivel institucional se ha desarrollado, relacionado con la gestión de instalaciones, lo que resalta la importancia de que, en la institución, se continúe promoviendo la excelencia en su administración, pues como dice una frase, “no puede haber excelencia académica sino no hay excelencia administrativa”. Finalmente se reconoce que para que un proyecto como estos tenga éxito y sea sostenible en el tiempo, se requiere el apoyo, compromiso de todos los niveles de la organización, comenzando por el Consejo Institucional, quien cuenta con facultad para declarar de interés institucional un proyecto de este tipo, cuyo fin último es optimizar y articular esfuerzos para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

The dizzying changes of the modern world, the massive use of technology in all human activities and the greater demands for competitiveness, only are some factors that force organizations to update their production processes, to keep them current and competitive in an environment constantly changing; independently if it is a private or public capital organization, in which although the ultimate goal is not profit, enforce efficiency with the use of resources. The Tecnológico de Costa Rica in compliance with its general policies approved by the Representative Institutional Assembly (AIR) related to efficiency in all its processes, is committed to evidencing both internally and externally, efforts to optimize its internal services, among which stands out the management of its facilities, inventory control, maintenance service and asset management; These areas can be integrated into a single concept called Facility Management (FM) “Facility Management”, which is a growing discipline in the country, but a much more developed worldwide. The developed project proposes an institutional strategy to implement FM in to the TEC, through the use of software, which will allow you to manage your facilities comprehensively with a single world-class computing tool, such as the Archibus software, cataloged as number one worldwide for FM. Through an initial and original diagnosis, the level of maturity of the organization was determined, the results of this diagnosis, together with the study of institutional documents, the exhaustive review and consultation of different sources of information, allowed the elaboration of an adjusted strategic proposal. to what the ISO 41001 standard establishes, which allows TEC to optimally manage its institutional infrastructure, which has a value limited to $ 126 million. It should be noted that this project is the first and only at an institutional level that has been devolved, related to the management of facilities, which highlights the importance that, in the institution, excellence in its administration continues to be promoted, as given a phrase, "I cannot have academic excellence but there is no administrative excellence." Finally, it is recognized that for a project like these to be successful and sustainable over time, the support and commitment of all levels of the organization is required, beginning with the Institutional Council, which has the power to declare a project of institutional interest. of this type, whose ultimate goal is to improve and articulate efforts to meet institutional objectives.