Propuesta de perfil de puesto de Analista de Gastos y Viajes y levantamiento de los procedimientos afines al puesto del departamento de Cuentas por Pagar del Centro de Servicios Compartidos en la ONG Ser Bienestar

Abstract

En la actualidad tanto los perfiles de puesto como la documentación de procedimientos son fundamentales para el desarrollo de las empresas. Estos informes apoyan al departamento de Recursos Humanos en distintos ámbitos de la gestión, como en los procesos de inducción, reclutamiento y selección de personal. El Centro de Servicios Compartidos en Costa Rica de Ser Bienestar, que es una organización no gubernamental se encuentra en constante transformación debido a la gran demanda de servicios que requieren sus clientes. Dentro de este Centro de Servicios Compartidos, se encuentra el departamento de cuentas por pagar, el cual ha sufrido mayores recargas laborales por este aumento de tareas y responsabilidades para sus colaboradores. Una de las decisiones principales en esa restructuración es la creación del puesto Analista de Gastos y Viajes, el cual se hará cargo de todo lo referente a los reportes de Gastos y Viajes para Nicaragua, El Salvador, Estados Unidos y Ser Bienestar Internacional. Al ser un nuevo puesto, no existe ninguna documentación relacionada al perfil de puesto ni a los procedimientos asociados. Para la recolección de información se realizaron cuestionarios y entrevistas, esto con el objetivo principal de documentar y describir tanto el perfil del puesto en estudio como los procedimientos de los cuales esta persona será responsable. Esta propuesta de perfil de puesto de Analista de Gastos y Viajes y su documentación de procedimientos podría ser utilizada por la organización para procesos de inducción, capacitación y desarrollo, reclutamiento y selección; así como para proyectos de evaluación del desempeño.

Currently, job descriptions and process documentation are essential to the development of companies. These documents support the Human Resources team in management areas such as induction, recruitment, and personnel selection. The Shared Service Center in Costa Rica of Ser Bienestar, which is a non-governmental organization, is constantly changing due to the great demand of services that their clients require. At this service center, the accounts payable department has undergone higher workloads because of task increase and personnel responsibilities. One of the main decisions on restructuration is the creation of a new position called Travel and Expenses Analyst. This person will be in charge of handling travel and expenses reports for Nicaragua, El Salvador, the United States, and Ser Bienestar International. Since this is a new position, there is no documentation related to the job description and its procedures. To gather information, questionnaires and interviews were done. The goal was to document and describe both the job’s profile and the procedures for the person in charge. This proposal for the Travel and Expenses Analyst job description and the process documentation related to it can be used by the organization for inducting, training and development, recruiting and selecting. As well as for projects related to performance evaluations.