Propuesta de mejora para el proceso de iniciación de nuevos proyectos de software para la empresa First Factory SRL

Abstract

El presente Trabajo Final de Graduación vinculado al nombre de “Propuesta de mejora para el proceso de iniciación de nuevos proyectos de software para la empresa First Factory SRL” corresponde a una mejora de procesos organizacionales basados en prácticas de administración de procesos de negocio durante el semestre I del año 2022. Actualmente, la empresa First Factory SRL sugiere una compañía estadounidense dedicada al desarrollo de software a la medida con procesos de madurez inicial, donde existen falencias relacionadas al reconocimiento de recursos, actividades, roles, responsabilidades y mediciones para el control de procesos. Debido a esto, la empresa ha presentado una ejecución deficiente respecto al aprovechamiento de los recursos, conocimiento de las necesidades e incluso, de los mismos requerimientos para la toma de decisiones que desemboca en ineficiencia sobre la ejecución de los diferentes procesos internos. Dada la situación descrita, la empresa ha decidido realizar una inversión sobre la mejora de los procesos empresariales, donde expresa una preocupación sobre las actividades referentes a estimaciones e iniciación de proyectos de software. A razón de esto, por medio del presente TFG, la empresa inició un descubrimiento general de las actividades, recursos, entradas, salidas y restricciones que le permitiese tomar decisiones arraigadas al conocimiento real de los procesos, abordando una nueva etapa dentro de la mejora empresarial. Durante el proceso de ejecución del actual proyecto, se inició primeramente con un descubrimiento general del proceso que permitiera conocer la estructuración y ordenamiento de las actividades; seguido de una documentación detallada de los diferentes hallazgos relacionados con los involucrados, cargas laborales representadas con el porcentaje de participación en el proceso y además, de un reconocimiento general de las debidas fortalezas y debilidades del proceso actual en relación con su ejecución. Eventualmente, dentro de las principales herramientas utilizadas para el descubrimiento del proceso se pueden nombrar el reconocimiento de la madurez; el tipo de proceso organizacional; la definición de involucrados; el modelado BPM, así como por parte de los análisis cuantitativos, destacar el análisis de costos; el añadido del análisis de utilización de recursos y de los cualitativos, donde se categorizan el valor añadido; síntomas de procesos rotos e investigaciones relacionadas al lente de frustración del proceso. Finalmente, con la intención de brindar una mejora a la situación actual, así como de atacar a la problemática reconocida, se procede a realizar un abordaje de conocimiento por medio de una propuesta de mejora que permita proponer métricas de desempeño que la empresa; el modelado de un proceso nuevo que corrija las problemáticas reconocidas; herramientas de medición y análisis de procesos y la estructuración de la simulación del proceso en los escenarios actuales, como los casos mejorados propuestos.

This Final Graduation Work linked to the name of Improvement Proposal for the initiation process of new software projects for the company First Factory SRL, corresponds to an improvement of organizational processes based on business process management practices during semester I of the year 2022. Currently, the First Factory SRL company suggests an American company dedicated to the development of custom software with initial maturity processes where there are shortcomings related to the recognition of resources, activities, roles, responsibilities, and measurements for process control. Due to this, the company has presented a poor execution regarding the use of resources, knowledge of needs and even the same requirements for decision making that leads to inefficiency in the execution of different internal processes. Given the situation described, the company has decided to make an investment on the improvement of business processes where it expresses concern about the activities related to estimates and initiation of software projects. Because of this, through this GFP, the company began a general discovery of the activities, resources, inputs, outputs, and restrictions that would allow it to make decisions rooted in the concrete knowledge of the processes, addressing a new stage in business improvement. During the execution process of the current project, it began first with a general discovery of the process that would allow knowing the structuring and ordering of the activities, followed by a detailed documentation of the different findings related to those involved, workloads represented with the percentage of participation in the process, in addition to a general recognition of the due strengths and weaknesses of the current process in relation to its execution. Eventually, within the main tools used for the discovery of the process, recognition of maturity, the type of organizational process, the definition of those involved, BPM modeling, as well as quantitative analysis, highlighting the analysis of costs, the addition of the resource utilization analysis, as well as qualitative ones where the added value, symptoms of broken processes and investigations related to the lens of process frustration are categorized. Finally, with the intention of providing an improvement to the current situation, as well as attacking the recognized problem, a knowledge approach is carried out through an improvement proposal that would allow proposing performance metrics that the company, the modeling of a new process that corrects the recognized problems, a process measurement and analysis tool and the structuring of the process simulation in the current scenarios, such as the proposed improved cases.