Propuesta de gestión de proyecto para la implementación internacional de la Iniciativa Mavens

Abstract

La iniciativa Mavens es originaria de Costa Rica, donde durante 10 años se ha dedicado a la atracción y desarrollo de talento para nuevas áreas de negocio, su éxito ha ocasionado que la Alta Gerencia solicite su implementación en otros países, iniciando con Colombia. Para lo cual se propone un plan de gestión de proyecto mediante la aplicación de buenas prácticas para la implementación de la iniciativa dentro de un periodo de seis meses y con un presupuesto de $50 000. Para ello, se realizó un levantamiento de requisitos tanto del producto como de la gestión del proyecto, mediante entrevistas y un grupo focal donde participaron las personas claves dentro de la organización. Además, se realizó una revisión documental de las herramientas institucionales para la gestión de proyectos, sin embargo, se halló que la institución no cuenta con herramientas o métodos para dicha labor. Razón por la cual se procedió a hacer una investigación bibliográfica y un benchmarking de marcos de referencia para buenas prácticas de gestión de proyectos, dando como resultado la información necesaria para elaborar un plan que supla con los requisitos establecidos. Una vez identificados los requisitos del proyecto y seleccionado el conjunto de buenas prácticas, se elaboró el plan y su propuesta de implementación en la organización. Dicho plan consta de 22 formularios recopilados en un archivo de Excel que permiten la gestión del proyecto durante todo el ciclo de vida y consideran calidad de los entregables, manejo de las comunicaciones, alcance, control de cambios y tiempo, involucramiento de los interesados, trazabilidad de los requisitos, gestión de los riesgos y una guía para el informe de cierre. Finalmente se brinda una serie de acciones necesarias para la institucionalización de plan de gestión para la sensibilización de las partes interesadas.

The Mavens initiative has been dedicated to talent attraction and development in new business areas in Costa Rica for the last 10 years. Thanks to its success, the Senior Management has requested its implementation in other countries, starting with Colombia. For which, the present study developed a project management plan through the application of best practices for the initiative implementation within a period of six months and a $50 000 budget. For this, the product and project management requirements were established through interviews and a focus group with the key stakeholders within the organization. In addition, a documentary review of the institutional tools for project management was carried out, however, it was found that the institution doesn't have tools or methods for this task. For this reason, a bibliographical investigation and a benchmarking on best project management practices were carried out, resulting with the necessary information to prepare a plan that meets the previously established requirements. Once the project requirements were identified and the set of best practices were selected, the plan and its implementation proposal in the organization were prepared. The plan consists of 22 forms compiled in an Excel file that allows the project management throughout the life cycle considering the quality of the deliverables, communications management, scope, changes and time controls, stakeholder management, requirements traceability, risk management and a guide for the project closure report. Finally, a series of actions necessary for the institutionalization of the management plan and awareness of the stakeholders were provided.