Auditoría a las metodologías de administración de proyectos y portafolio del Poder Judicial, así como a la Unidad Estratégica de Portafolio de Proyectos Institucional

Abstract

Este proyecto de investigación se realizó en el Poder Judicial de Costa Rica, surge como una necesidad u oportunidad de mejorar dentro de un contexto en el que, a pesar de contar con una oficina encargada de la administrar el portafolio de proyectos, así como gestionar el portafolio institucional y los proyectos estratégicos mediante dos metodologías, no se está generando el valor agregado esperado, circunstancia que se basa principalmente en la madurez de la oficina rectora en el tema de portafolio y proyectos. Como objetivo general se determinó desarrollar un proceso de auditoría en la Unidad Estratégica de Portafolio de Proyectos Institucional del Poder Judicial mediante técnicas de investigación para la identificación de aspectos de mejora en esta oficina, que genere valor agregado en la gestión de proyectos y portafolio. Por lo anterior, se puso a valoración de tres áreas: la oficina responsable de la rectoría en el tema de portafolio y proyectos, así como la gestión de portafolio y proyectos, las cuales se implementan mediante dos metodologías aplicadas a cada una. Dentro de los resultados destaca la valoración de un 38% de madurez en la Unidad Estratégica de Portafolio de Proyectos Institucional, aplicación parcial de elementos en las metodologías de administración de portafolio y de proyectos, ambas vigentes dentro de la organización. En los hallazgos destaca la asignación de labores fuera de la competencia de la Unidad Estratégica de Portafolio de Proyectos Institucional, aspecto que representa un 36% de la carga de trabajo de esta oficina y la cual representa la principal limitante para poder generar mayor madurez dentro de la oficina y por consiguiente un valor agregado superior al que actualmente se obtiene. Se propone una hoja de ruta en 7 temas diferentes: aprobación de la solución, funciones de la Unidad de Portafolio, creación de PMO's, creación de informes, indicadores y automatización del proceso, buenas prácticas, documentos del portafolio y seguimiento del cumplimiento de la solución. Este proceso tiene una duración aproximada de 20 meses.

This research project was carried out in the Poder Judicial of Costa Rica, it arises as a need or opportunity to improve within a context in which, despite having an Office in charge of managing the project portfolio, as well as managing its the institutional portfolio and strategic projects through two methodologies, the expected added value is not being generated, a circumstance that is based mainly on the maturity of the governing office in the area of portfolio and projects. As a general objective, it was determined to develop an audit process in the Institutional Project Portfolio Strategic Unit of the Judiciary through research techniques to identify aspects for improvement in this office, which generate added value in project and portfolio management. Due to the above, three areas were evaluated: the office responsible for the rectory in the area of portfolio and projects, as well as portfolio and project management, which are implemented through two methodologies applied to each one. Among the results, the assessment of 38% maturity in the Institutional Project Portfolio Strategic Unit stands out, partial application of elements in the portfolio and project management methodologies, both in force within the organization. The findings highlight the assignment of tasks outside the competence of the Institutional Project Portfolio Strategic Unit, an aspect that represents 36% of the workload of this office and which represents the main limitation to being able to generate greater maturity within the office and consequently an added value greater than that currently obtained. A roadmap is proposed in 7 different topics: approval of the solution, functions of the Portfolio Unit, creation of PMO's, creation of reports, indicators and automation of the process, good practices, portfolio documents and monitoring of compliance with the solution. This process lasts approximately 20 months.