Propuesta de modelo para formalizar la gestión de proyectos culturales en la Asociación de Compositores y Autores Musicales de Costa Rica (ACAM)

Abstract

La Asociación de Compositores y Autores Musicales de Costa Rica (ACAM) es una entidad de gestión colectiva que recauda y distribuye lo correspondiente a derechos de autor por la comunicación pública de obras musicales. Según sus estatutos, el 10% de lo recaudado debe destinarse a un fondo para el desarrollo de proyectos culturales y sociales. Sin embargo, un análisis previo reveló la ausencia de un proceso formal para gestionar estos proyectos; no hay planes, cronogramas ni informes que definan objetivos o estrategias claras, ni un repositorio centralizado de información. Ante esta situación, se propone desarrollar un modelo de gestión de proyectos para el Área de Proyectos Culturales de ACAM, basado en buenas prácticas, que permita formalizar, organizar y controlar los proyectos de manera eficiente. El desarrollo metodológico incluyó un diagnóstico inicial mediante entrevistas, observaciones no participantes y análisis documental sobre la gestión actual en distintos departamentos. Posteriormente, se investigaron estándares y prácticas recomendadas en la gestión de proyectos. Se revisaron estándares como el PMI, el IPMA y PRINCE2. Además, se consultaron artículos que planteaban buenas prácticas recomendadas por ONGs y empresas líderes; y se acudió a la revisión de conferencias de personas expertas en gestión de proyectos culturales. A partir de esta investigación, se identificaron las brechas entre la situación actual y las buenas prácticas, lo que facilitó la elaboración de un modelo de gestión acompañado de un plan de implementación previsto para el próximo año. El análisis de brechas señala la necesidad de fortalecer la planificación, la gestión de interesados, la identificación y manejo de riesgos, el control y seguimiento y la mejora en la documentación y registro de información. Cabe señalar que el 21 de agosto de 2024, la Asamblea General eligió a la Comisión del Fondo Social y Cultural (FSC) para supervisar los proyectos que se financien con dicho fondo. Se recomienda capacitarla en gestión de proyectos, a fin de fortalecer sus capacidades.

The Association of Composers and Musical Authors of Costa Rica (ACAM) is a collective management entity that collects and distributes copyright for the public communication of musical works. According to its statutes, 10% of the proceeds must be allocated to a fund for the development of cultural and social projects. However, a previous analysis revealed the absence of a formal process to manage these projects; There are no plans, schedules or reports that define clear objectives or strategies, nor a centralized repository of information. Given this situation, it is proposed to develop a project management model for ACAM's Cultural Projects Area, based on good practices, that allows projects to be formalized, organized and controlled efficiently. The methodological development included an initial assessment through interviews, non participant observations, and document analysis regarding current management practices in various departments. Subsequently, standards and recommended practices in project management were researched. Standards such as PMI, IPMA, and PRINCE2 were reviewed. Additionally, articles with best practices recommended by NGOs and leading companies were consulted, and presentations from experts in cultural project management were examined. From this research, gaps between the current situation and best practices were identified, which facilitated the development of a management model accompanied by an implementation plan scheduled for the coming year. The gap analysis points out the need to strengthen planning, stakeholder management, risk identification and management, control and monitoring, and improvement in documentation and information registration. It should be noted that on August 21, 2024, the General Assembly elected the Social and Cultural Fund (SCF) Commission to oversee the projects financed with said fund. It is recommended to train her in project management, in order to strengthen her capabilities.