Propuesta de mejora del proceso de gestión de pagos del Departamento de Aprovisionamiento del TEC

Abstract

El presente Trabajo Final de Graduación tiene como propósito mejorar el proceso de gestión de pagos del Departamento de Aprovisionamiento del Instituto Tecnológico de Costa Rica (TEC), el cual presenta limitaciones operativas como la duplicación de registros, deficiencias en la trazabilidad, uso excesivo de tareas manuales y falta de integración entre sistemas. Estas problemáticas afectan negativamente la eficiencia del proceso, la administración presupuestaria y la relación con los proveedores institucionales. Para abordar esta situación, se aplicó una metodología basada en el análisis de procesos de negocio, el cual inicia con la representación del modelo actual (As-Is), la identificación de puntos críticos y la evaluación mediante lentes analíticos propuestos por Madison. A partir de ello, se formuló una propuesta de mejora mediante el diseño de un modelo optimizado (To-Be) que incorpora la automatización del 36% de las actividades mediante Power Automate y la centralización de datos con Power Apps. Estas herramientas fueron seleccionadas por su integración con el ecosistema Microsoft, su viabilidad técnica y su bajo costo de implementación, alineado con los recursos disponibles de la institución. Asimismo, se diseñó un plan de implementación que considera los recursos humanos y tecnológicos requeridos, así como una evaluación de la viabilidad técnica y financiera. Los resultados proyectan una reducción del tiempo promedio del proceso de 57 a 45.24 minutos, un ahorro anual superior a los 2.4 millones de colones por año y un retorno de inversión del 73%, lo que demuestra el impacto positivo de las mejoras propuestas en términos de eficiencia, trazabilidad y sostenibilidad operativa.

This Final Graduation Project has a purpose to improve the payment management process of the Procurement Department at the Costa Rica Institute of Technology (TEC), which currently faces operational limitations such as duplicated records, poor traceability, excessive manual tasks, and lack of system integration. These issues negatively affect process efficiency, budget administration, and the institution’s relationship with suppliers. To solve this situation, a methodology based on business process analysis was applied, starting with the modeling of the current process (As-Is), identifying critical points, and evaluating them through analytical lenses proposed by Madison. Based on this analysis, an optimized process model (To-Be) was designed, incorporating the automation of 36% of the activities using Power Automate and data centralization through Power Apps. These tools were selected due to their compatibility with the Microsoft ecosystem, technical feasibility, and low implementation cost aligned with the institution’s available resources. Additionally, an implementation plan was developed, outlining the required technical and human resources and assessing its financial and operational feasibility. The proposed improvements are projected to reduce the average process time from 57 to 45.24 minutes, generate annual savings of over ₡2.4 million per year, and achieve a return on investment of 73%, demonstrating a significant positive impact in terms of efficiency, traceability, and operational sustainability.