Propuesta de mejora para la gestión de proyectos de la Región Central Oeste del AyA

Abstract

El Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, es el rector a nivel nacional en materia de agua potable y saneamiento. Por tal razón los proyectos ejecutados por la Institución van orientados a mejorar la calidad de vida y la salud pública de todos los habitantes de Costa Rica. En el caso de la Región Central Oeste, su propósito principal es la operación y mantenimiento de sistemas de agua potable y saneamiento en los cantones de Acosta y Turrubares en la provincia de San José y de los cantones de Alajuela, Atenas, San Ramón, Palmares y Los Chiles. Las dependencias operativas son las responsables de generar las necesidades de los sistemas existentes y también de desarrollar proyectos de inversión con fondos AyA para el funcionamiento de dichos sistemas. La Región Central Oeste, dadas las múltiples responsabilidades a su cargo, ha presentado problemas en la gestión de los proyectos de inversión, lo cual se ve evidenciado en que los proyectos no cumplen con los plazos establecidos inicialmente, los costos aumentan dado que los proyectos no se desarrollan en el periodo presupuestario que se había previsto y además hay que variar los alcances para ajustarse a las condiciones actuales. Es importante recalcar que en proyectos de inversión pública debe de ejecutarse el 100% de los fondos solicitados para ese año. Con el fin de conocer a más detalle las causas de la problemática en gestión de proyectos de la Región Central Oeste, se realizó un diagnóstico de la condición actual de la organización y una indagación de buenas prácticas aplicables, máxime de que se trata de proyectos de inversión pública y con un ciclo de vida de conformidad a los lineamientos de MIDEPLAN. Para el diagnóstico se requirió a técnicas como entrevistas, encuestas, aplicación de herramienta de madurez de Harold Kezner, revisión documental, entre otros; evidenciando que el nivel de madurez en gestión de proyectos es básico, el departamento no maneja un lenguaje común, no se tiene claridad en los lineamientos a seguir para la ejecución de proyectos, la etapa del ciclo de vida con más oportunidad de mejora es el diseño y no se tiene claridad en los roles y responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo. El diagnóstico permitió determinar que los proyectos desarrollados por la organización son de una índole predictiva, con carencias en áreas de conocimiento de gestión de proyectos como alcance, cronograma, recursos, riesgos y gestión de interesados. Además, se evidencia que la Región Central Oeste, tiene un nivel de madurez inicial de gestión de proyectos de conformidad al modelo de madurez de Harold Kezner, donde no se logra un nivel de lenguaje común entre los integrantes de la Dirección de Operación y Mantenimiento. Todo lo anterior conlleva a limitaciones en la gestión de proyectos. De conformidad con lo expuesto se plantea una propuesta conformada por buenas prácticas aplicables a proyectos de inversión pública, con el objetivo de fortalecer el desarrollo de proyectos de la Región Central Oeste y cumplir con los objetivos de estos. Para la propuesta se detallan formularios u herramientas que permitan estandarizar los procesos y se indica también un plan de implementación para la puesta en marcha de la propuesta. Esta propuesta permitirá que los funcionarios de la Región Central Oeste logren alcanzar un lenguaje común en gestión de proyectos, que todo el equipo este comprometido con lograr los objetivos de los proyectos, potenciar las habilidades poderosas, cumplir con los requerimientos de MIDEPLAN y lograr cumplir con las expectativas de los beneficiarios de los proyectos.

The AyA is the national leader in matters of drinking water and sanitation. For this reason, the projects executed by the Institution are aimed at improving the quality of life and public health of all Costa Ricans. In the case of the Central West Region, its main purpose is the operation and maintenance of drinking water and sanitation systems in the cantons of Acosta and Turrubares in the province of San José and the cantons of Alajuela, Atenas, San Ramón, Palmares and Los Chiles. The operating agencies are responsible for generating the needs of the existing systems and also for developing investment projects with AyA funds for the operation of said systems. The RCO, given the multiple responsibilities it has, has presented problems in the management of investment projects, which is evidenced by the fact that the projects do not meet the deadlines initially established, the costs increase because the projects are not developed in the budget period that had been foreseen and also the scope must be varied to adjust to current conditions. It is important to emphasize that in public investment projects 100% of the funds requested for that year must be executed In order to know in more detail the causes of the problems in project management in the Central West Region, a diagnosis of the current condition of the organization and an investigation of applicable good practices were carried out, especially since these are public investment projects with a life cycle in accordance with the MIDEPLAN guidelines. For the diagnosis, techniques such as interviews, surveys, application of the Harold Kezner maturity tool, documentary review, among others, were required; The analysis showed that the level of maturity in project management is basic, the department does not use a common language, there is no clarity in the guidelines to follow for the execution of projects, the stage of the life cycle with the greatest opportunity for improvement is the design and there is no clarity in the roles and responsibilities of each of the team members. The diagnosis allows us to determine that the projects developed by the organization are of a predictive nature, with deficiencies in areas of knowledge of project management such as scope, schedule, resources, risks and stakeholder management. In addition, it is evident that the Central West Region has an initial maturity level of project management in accordance with the Harold Kezner maturity model, where a level of common language is not achieved among the members of the Operation and Maintenance Directorate. All of the above leads to limitations in project management. In accordance with the above, a proposal is made up of good practices applicable to public investment projects, with the objective of strengthening the development of projects in the Central West Region and meeting their objectives. The proposal details forms and tools that allow for standardizing processes and also indicates an implementation plan for the implementation of the proposal.In accordance with the above, a proposal is made up of good practices applicable to public investment projects, with the aim of strengthening the development of projects in the RCO and meeting their objectives. For the proposal, forms or tools are detailed that allow standardizing the processes and an implementation plan for the implementation of the proposal is also indicated.