Desarrollo de Modelos de "Oficina Inteligente" en la Superintendencia de Pensiones, Banco Central de Costa Rica

Abstract

Este trabajo tiene su sustento en la importancia que ha tomado para las organizaciones la información que puede estar en diferentes tipos de datos y que están soportados por una diversidad de productos de software y hardware. En la gran mayoría de las oficinas nacionales tanto públicas como privadas, la información se concentra principalmente en papel y los computadores se usan primordialmente como procesador de texto, pero también existe información en archivos de hojas de cálculo, base de datos y otros papeles. Además, el manejo de la información en papel no esta integrada con la información computarizada. Los funcionarios de estas oficinas están constantemente bombardeados de diferentes fuentes de información: ! Mensajes de correo electrónico (interno y externo). ! Documentos electrónicos ! Bases de datos locales ! Bases de datos institucionales ! Archivos de textos ! Archivos de aplicaciones: procesadores de texto, hojas electrónicas, etc. ! Facsímiles ! Correos de voz ! Imágenes digitalizadas ! Información almacenadas en CD-ROM ! Libros, Artículos y otros recursos en papel De las fuentes de información anteriores se puede deducir lo siguiente: ! La información se presenta de muchas fuentes ! Existe una gran cantidad de información envuelta ! Hay muchos tipos heterogéneos de información: texto, gráficos, video, imágenes, voz, etc. ! La información se origina de fuentes heterogéneas: documentos electrónicos, correos de voz, papel, etc. ! La información se encuentra en papel, audio analógico, video analógico e en forma digital. La información puede estar en forma de tablas de bases de datos, datos alfanuméricos, datos en un procesador de texto, hojas electrónicas, imágenes o datos de voz digitalizada. ! La idea de que toda la información estará en forma computarizada es irreal. Ya que la información en papel tiene un rol muy importante en los ambientes laborales. La Superintendencia de Pensiones fue creada en 1995 con base en la ley 7523, y es la encargada de efectuar las labores de supervisión en dos grandes áreas: Operadoras y Fondos Administrados y los Fondos Complementarios Especiales y Fondos Básicos Substitutos. Debido a las funciones que realiza también esta imbuida en esta falta de integración de la información y su sobrecarga. Por lo cuál se desarrollo un Modelo de Oficina Inteligente en la Superintendencia de Pensiones, Banco Central de Costa Rica basada principalmente en las siguientes tecnologías: Modelo Orientado a Objetos, Interfaces gráficas (Servidores y Estaciones), Tipos de datos y Periféricos multimedia (Tipos de datos (Video, Audio, Imágenes)), Periféricos multimedia (Rastreadores de imágenes, Impresoras, Monitores), Groupware y workflow (Flujo de trabajo, Trabajo en grupo), Arquitectura Cliente/Servidor, Almacenamiento, Bases de datos y Recuperación de Información. El aporte principal del modelo propuesto es que refuerza una serie de aspectos: el modelo establece una serie de fases claramente definidas, se establecen responsables de actividades y productos que deben ser generados en cada etapa. Las cinco fases definidas son: • Enfoque del Proyecto o Formación del equipo de trabajo o Planificación inicial de actividades o Reunión de inicio del proyecto o Plan de comunicación del proyecto • Capturar la Dirección de la organización • Establecer la situación actual • Diseño del Escenario Objetivo • Instrumentalización del Plan Uno de los factores críticos de éxito definido en este proyecto es la transferencia de conocimiento al personal de la Superintendencia de Pensiones de los elementos metodológicos e instrumentos necesarios para establecer una Oficina Inteligente. Además del modelo propuesto, se realizan recomendaciones con el fin de mejorar algunos aspectos que la Superintendencia de Pensiones ha dejado de lado o no ha usado tales como: # Retomar lo relacionado con video y audio, puede ser que se puedan implementar aplicaciones muy provechosas para la institución, utilizando estos tipos de información. # Es importante que se utilicen otro tipo de almacenamiento, que no sea tan oneroso como el disco duro, y que le puede dar mejores capacidades de almacenamiento y velocidades aceptables de recuperación de información. # Se recomienda en el futuro implementar auditorias a los sistemas en uso. Para esto es necesario establecer en conjunto con la Auditoria Interna de la SUPEN, una forma de revisar los requerimientos de los sistemas con lo que realmente esta implementado.