"Diagnóstico de madurez organizacional en gestión de proyectos y propuesta base de una oficina de proyectos en una empresa de sistemas de información"

Abstract

ABC (1) es una empresa costarricense especializada en tecnología de información que se encuentra en un proceso de expansión y le interesa de contar con una cultura organizacional orientada a la gestión de proyectos. Con la finalidad de identificar oportunidades de mejora, efectuar recomendaciones y valorar la creación de una oficina de gestión de proyectos, se realizó un diagnóstico de madurez de la cultura organizacional en la gestión de proyecto. La investigación de madurez se fundamentó en los principios de gestión planteados por el Project Management Institute (PMI), los elementos para desarrollar una exitosa cultura en gestión de proyectos según Heerkens, el Modelo de madurez de gestión de proyectos (Project Management Maturity Model, PMMM) de Kerzner, fortalezas y debilidades. En función de los objetivos planteados y principios de gestión, se desarrolló un instrumento basado en el modelo PMMM, tipo encuesta para evaluar el grado de madurez organizacional de la empresa. La Unidad de Entregas de la empresa ABC, conformada por nueve miembros y el Gerente General, operan bajo una estructura orientada hacia la gestión de proyectos; se les escogió como sujetos de información y se recopiló los datos de todo este grupo, por medio de un cuestionario en forma de matriz publicado en la intranet. El análisis de datos determinó que la empresa contaba con un grado de madurez organizacional intermedio, en el que los altos directivos y ejecutivos administrativos comprenden y apoyan la gestión de proyectos; factor importante para el éxito de la gestión. También, se identificó que la organización había reconocido la importancia de los elementos básicos sugeridos por Heerkens para desarrollar una exitosa cultura de gestión de proyectos, con el desarrollo de procesos estructurados. Sin embargo, la empresa debe fortalecer e implementar mejores prácticas en los procesos evaluadas, en aras de crear una organización y una cultura que pueda cambiar rápidamente y acorde a las exigencias de los proyecto, así como adaptarse a los cambios del entorno. En la propuesta se exponen recomendaciones relacionadas con los elementos básicos de gestión de proyectos, sobre la estandarización de las metodologías, definición de puestos y expectativas de desempeño, desarrollo de habilidades individuales, métricas de desempeño y soporte de la cultura organizacional, para que escalen de procesos estructurados hacia procesos estandarizados, administrados y optimizados. En cuanto a los aspectos identificados como debilidades en la gestión de TI, se proponen acciones para reforzar cada uno de estos y convertirlos en fortalezas. Respecto al modelo de gestión de proyectos para brindar soporte metodológico al fortalecimiento y sostenibilidad del proceso de madurez de la empresa ABC, se planteó implementar el modelo de madurez PMMM, que servirá de guía a la empresa para mejorar los procesos asociados al desarrollo y mantenimiento de software. Como parte de las recomendaciones, se planteó la creación de una oficina de gestión de proyectos, para que la organización continúe su proceso hacia una gestión exitosa y proyectos más eficientes y eficaces. El modelo de oficina de proyectos propuesto es el que cumple el rol de torre de control, el cual implica una gestión directa de todos los proyectos de la organización. (1) Se omite el nombre verdadero de la empresa con el fin de proteger la identidad. No obstante los datos son reales y proporcionados por los directores y colaboradores de la organización.