Propuesta de mejora sobre la Guía Metodológica para la Administración de Proyectos de implementación de Software ERP en Alfa People Centroamérica

Abstract

Project Management for ERP software implementations, require important efforts on resources, coordination and process organization. Experience plays a big role, as well as the technical knowledge to accomplish the implementation activities. However, having a methodological framework, offers a support guide for project management, facilitating every process involved. A bad project management can lead to highly negative consequences to the organization and its customers. Especially in times where competition is increasing in a global market. This is one of the reasons why companies are adopting project management methodologies to potentiate resources, maximize profits, and obtain better results. This investigation proposes improvements to the methodology for project management implemented in Alfa People. Specifically for ERP software project implementations. To accomplish this, the first step was to perform a diagnosis of the current situation, to observe strong and weak points within the company regarding project management. Deficiencies were detected in quality and risk management areas, and also in performance metrics. On the other hand, Human Resources obtained better results. The methodology proposed is based mainly in the best practices promoted by the PMI, in order to offer a standardization of the processes. The methodology includes a project lifecycle define by six stages: Initialization, Planning and Analysis, Design, Development, Implementation and Operation. In addition, it has ten areas of knowledge with its corresponding defined processes, in order to provide a methodological management appropriate according to the project type.

Finally, this investigation describes an implementation strategy about the proposed improvements to the methodology; in order to facilitate the change management that must occurred within the company.

La administración de proyectos de implementación de software ERP requiere de un esfuerzo importante en materia de recursos, coordinación y organización de los procesos. La experiencia juega un papel importante, así como también el conocimiento técnico para llevar a cabo las labores de implementación. Sin embargo, la existencia de una plataforma metodológica, brinda una guía de soporte para la gestión del proyecto, facilitando todos los procesos involucrados. Una mala gestión de un proyecto puede traer consecuencias altamente perjudiciales para la empresa implementadora y para sus clientes. Sobre todo en una época donde la competencia es cada vez mayor en un mercado globalizado. Este es uno de los motivos por los cuales las empresas adoptan metodologías de gestión de proyectos para potencializar sus recursos, maximizar sus ganancias y obtener los mejores resultados. Esta investigación propone mejoras sobre la Guía Metodológica para gestión de proyectos implementada en Alfa People, específicamente para la implementación de proyectos de software ERP. Para esto se realizó como primer paso un diagnóstico de la situación actual, con el fin de conocer puntos fuertes y débiles dentro de la empresa en relación a la administración de proyectos. Se detectaron deficiencias en calidad y riesgos, así como en las métricas de rendimiento. Por otro lado, la parte de Recursos Humanos obtuvo los mejores puntajes. La metodología propuesta se basa principalmente en las mejores prácticas promovidas por el PMI, con el fin de brindar una estandarización de los procesos. La metodología incluye un ciclo de vida definido en seis etapas: Iniciación, Planificación y Análisis, Diseño, Desarrollo, Implementación y Operación. Además, cuenta con diez áreas del conocimiento con sus respectivos procesos definidos con el fin de brindar una gestión metodológica apropiada según los tipos de proyecto. Finalmente, esta investigación detalla una estrategia de implementación sobre las mejoras propuestas en la guía metodológica, con el fin de facilitar las gestiones de cambio que deben ocurrir en la organización.