Aplicación de modelos de arquitectura empresarial en la división de gestión y desarrollo (DGD) del BCCR

Abstract

El presente proyecto plantea la implementación de una nueva metodología desarrollada por el Banco Central de Costa Rica, en el cual se seleccionó la División de Gestión y Desarrollo (DGD) para realizar el ejercicio práctico de la metodología, esto con el propósito de comprobar los resultados que se pueden obtener al utilizarla en un caso de aplicación real. Esta nueva metodología ha sido propuesta por los expertos de los sistemas y los encargados de la arquitectura de las soluciones tecnológicas dentro de la institución y nace a partir de la necesidad de alinear la operativa institucional hacia el logro de objetivos estratégicos. Entre los problemas que busca atender la metodología se encuentran la necesidad de apoyar la toma de decisiones en cuanto a los cambios en la plataforma tecnológica, así como lograr un consenso de conceptos que permita a la división aumentar la efectividad de la comunicación entre los diferentes colaboradores, se considera además, la presencia de soluciones tecnológicas cuyas funciones son muy similares, sobre las cuales es necesario determinar qué acciones se deben tomar para disminuir los costos de mantenimiento de las mismas. Con el propósito de obtener los beneficios esperados de la metodología, se define la manera correcta y natural en que se deben aplicar las diferentes herramientas que la conforman. La metodología está compuesta por cuatro etapas; cada una de estas etapas implementa una herramienta de información distinta, información que luego servirá como insumo para iniciar la siguiente etapa. Al finalizar la implementación de las diferentes herramientas, se logra definir criterios que apoyan la toma de decisiones en cuanto al cambio en la plataforma tecnológica. La metodología se denomina “Metodología basada en capacidades para toma de decisiones en cuanto al cambio en soluciones tecnológicas” y como se mencionó anteriormente, está conformada por cuatro etapas (Definición, Vinculación, Análisis, Divulgación) y cuatro herramientas de información (Mapa de capacidades, Modelo de vinculación tecnológica, Encuesta TIME®, Plan de acción), cada una de las etapas se implementa de manera secuencial siendo la información generada en una etapa el insumo necesario para continuar con la siguiente. Cada una de las etapas implementa una herramienta diferentes, siendo el modelo de capacidades, la herramienta que se implementa en la etapa de Definición, el modelo de vinculación tecnológica la herramienta utilizada en la etapa de Vinculación, la encuesta TIME® la que se implementa en la etapa de análisis y el plan de acción la herramienta utilizada en la etapa de divulgación. Se busca con esta metodología contar con una herramienta ágil, de fácil implementación, pero generadora de información valiosa que logre justificar cambios necesarios en la plataforma tecnológica. Le metodología se basa en el modelo de capacidades como punto de partida para la implementación, para este modelo se utiliza la definición de capacidad, lo cual es conocido como todas aquellas funciones o tareas definidas para la división, la cual refleja el motivo por el que la división fue creada y sus funciones esenciales. Se opta por el concepto de capacidad debido a que es un término permanente en el tiempo, si se compara por ejemplo con los conceptos de servicio, proceso o tarea, lo cual permite planificar cambios para periodos más extensos de tiempo. El modelo de capacidades ubicará las capacidades de la DGD dentro de las capacidades del banco como organización, lo que permite representar el efecto que los cambios realizados en la división tendrán en las demás áreas. A partir de esta visualización se inicia un proceso para agrupar los componentes por capacidad, lo que permite identificar los recursos tecnológicos que aportan al logro de funciones específicas. En la etapa de análisis se deben identificar las herramientas que presentan redundancia de funciones, por lo que se utilizan los resultados de la encuesta TIME® para obtener criterios de modificación a aplicar en las soluciones. La encuesta TIME® permite a partir de una serie de entrevistas a los involucrados en los sistemas y expertos del negocio, obtener un criterio de cambio sobre la aplicación tecnológica, el cual se genera a partir de la información recopilada en las encuestas y la aplicación de un algoritmo propietario de Gartner®, el cual está orientado a determinar bajo alguno de estos criterios: Tolerar, Invertir, Migrar o Eliminar, que acción se debe aplicar a cada solución tecnológica. Al finalizar la implementación de la metodología se debe elaborar un plan de acción en el que se presenten los cambios que se deben realizar en la plataforma tecnológica, así como los tiempos en que estos cambios deben ser realizados para lograr los objetivos planteados en la metodología. Estos cambios y las fechas estimadas, son previamente analizados por el equipo que implementa la metodología en conjunto con los ejecutivos y expertos de los sistemas involucrados. El resultado o la planeación serán presentados mediante un plan de acción a los jerarcas de la institución, con el propósito de obtener los recursos necesarios para realizar los cambios requeridos. La elaboración del presente proyecto permitirá a la DGD identificar las soluciones tecnológicas que presentan redundancia de funciones y a partir de los resultados de la metodología elaborar planes de acción, estos planes de acción están apoyados por los resultados de la encuesta TIME® lo que permite justificar solicitudes de recursos necesarios para mejorar la administración de la plataforma tecnológica, hacia el logro de objetivos estratégicos.