Plan de gestión para la implementación de una plataforma de Inteligencia de negocios en el Área de la Secretaría Técnica de la Contraloría General de la República

Abstract

The Secretaría Técnica of the CGR has the idea to improve of monitory and control in the audit function, with a new project of implementing another Business Intelligence tool. Nevertheless, they tried to propound it without success, so they transfer the idea to external person. Given the above, this paper has the goal to create a Project Plan to implementing a Business Intelligence tool. There is a previous phase in two steps, first to know the understand in project management and business analyst. Second, with the initial request, look for the better tool in the market, and select the best for the institution. The Project Plan was created for the tool recommended, with the secondary plans and all the project life cycle. Besides, has been created the most important templates to conclude with success the project, which include a training about business analytics and the Power BI PRO licenses. The tool does not have all the initial request of the sponsor, but is best option to the institution and he was agreed with that. The Secretaría Técnica will take help of an external consult and an internal PM certificated. In spite of they don’t work administrating projects, the main recommendation is to learn more about project, and use it in the creation business cases and improve in topics like baselines. That can increase the internal goals.

En aras de cumplir con la implementación de mejores sistemas de monitoreo y control en la labor de la fiscalización, la Secretaría Técnica de la CGR se planteó el reto de implementar una nueva herramienta de inteligencia comercial. Tras varios intentos sin éxito de formalizar el proyecto, se decidió contar con ayuda externa para poder culminar esta meta. Dado lo anterior, este trabajo tiene como objetivo presentar un Plan de Gestión para la implementación de una herramienta de inteligencia comercial, para esto se desarrolla una fase preliminar en dos etapas, la primera de ellas es evidenciar el nivel de conocimiento en administración de proyectos y análisis comercial. La segunda etapa es, a partir de requerimientos iniciales, investigar las herramientas que existen en el mercado y determinar la que mejor se adapta a las características propias de la institución. Posterior a esto, se desarrolla el Plan de Proyecto para la herramienta seleccionada que aprobó el patrocinador. Se tomaron en cuenta los planes secundarios presentes en el PMBOK (2013), en su quinta versión publicada, para todas las etapas del ciclo de vida del proyecto. Además, se desarrollaron y personalizaron, para el proyecto, todas las plantillas que se valoraron necesarias para cumplir con dos productos finales; una capacitación breve en análisis de negocios y la adquisición de licencias de Power BI PRO de Microsoft. Si bien la herramienta seleccionada no cumple con todos los requisitos que el patrocinador buscaba, si es la que mejor se adapta a estos y a las características propias de los usuarios en la Contraloría. También, se ofreció dar un acompañamiento durante la ejecución del proyecto, para garantizar menor riesgo de desvíos, así como el involucramiento de un PM certificado por el PMI que labora para la Secretaría Técnica. xiii La principal recomendación hecha es que, si bien administrar proyectos no es parte de las funciones normales de la mayoría del personal de la Secretaría Técnica, necesitan avanzar en el planteamiento de los casos de negocios y las líneas base, para mejorar los resultados internos, especialmente para avanzar con éxito